Elektronische Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr werden endgültig Pflicht

Essen - Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, macht darauf aufmerksam, dass die Übergangsfristen zur Pflicht, nur noch elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten zu verschicken, sich dem Ende zuneigen und bis Ende dieses Jahres alle Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr auf die elektronische Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format umgestellt haben müssen. Eine Ausnahme gibt es nur noch für Kleinstunternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro, die eine zusätzliche Übergangsfrist von einem Jahr haben.

Ab dem 1.1.2027 dürfen bei Papier- beziehungsweise PDF-Rechnungen keine Vorsteuerabzüge mehr getätigt werden. Werden diese falsch verbucht und die Vorsteuer abgezogen, kann es bei der nächsten Steuerprüfung zu einem bösen Erwachen und hohen Steuernachzahlungen kommen. Für die Unternehmen, die noch kein E-Rechnungsprojekt gestartet haben oder mit ihrem Projekt hinterherhinken, wird es nun höchste Zeit.

Hier noch einmal kompakt zusammengefasst, was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet:

Die gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes (2024).

- Ab dem 01.01.2025 (bereits gültig): Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Die zulässigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD mit strukturierten XML-Rechnungsdaten. Papierrechnungen sind nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig. Die Ausnahme sind Rechnungen unter 250 Euro gemäß der Kleinbetragsregelung. Normale PDF-Rechnungen sind im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig.

- Ab dem 01.01.2027 (Sendepflicht): Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden können. Eine Ausnahme gilt bis zum 31.12.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro. Sie dürfen noch sonstige Rechnungen senden, müssen aber E-Rechnungen empfangen.

- Ab dem 01.01.2028: Es besteht eine vollständige Pflicht für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

- Nach den GoBD muss jedes Unternehmen die eingehenden und ausgehenden Rechnungen elektronisch und revisionssicher archivieren.

„Alle Unternehmen, die heute schon eine Fakturier-, Warenwirtschafts-, ERP- oder Branchenlösung einsetzen, sollten sich mit ihrem Software-Hersteller in Verbindung setzen und die aktuellste Version zur E-Rechnungs-Verarbeitung installieren. Existiert der Software-Hersteller gegebenenfalls nicht mehr oder hat keine E-Rechnungslösung, dann wird es jetzt höchste Zeit, um auf eine neue Software umzusteigen“, erklärt Steuerberater Roland Franz.

Alle, die heute noch Rechnungen mit Word, Excel oder anderen nicht strukturierten Programmen erstellen, müssen schnellstens auf eine elektronische Rechnungsstellung umstellen.

Die seit 2015 geltenden GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) gelten natürlich auch für E-Rechnungen. Das heißt: auch „E-Rechnungen müssen unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden“ (Archivierungspflicht).

„Jedes Unternehmen benötigt ein revisionssicheres E-Rechnungs-Archivierungs-System. Es muss außerdem sichergestellt werden, dass die sogenannte progressive und retrograde Prüfung der Belege für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich ist“, betont Steuerberater Roland Franz.

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30. September 2026 | ID: 35887 | Artikel löschen

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