KI-Potenziale im Spesenmanagement für Unternehmen

(Artikel vom 27.08.2024) Aus guten Gründen steht die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen in der Dringlichkeitsagenda vieler Unternehmen weit oben. Der Fachkräftemangel macht das Optimieren der verfügbaren zeitlichen Kapazitäten zur Notwendigkeit. Jede fehlerhafte Spesenabrechnung kann bis zu 18 Minuten Bearbeitung benötigen, wie ein Bericht der Global Business Travel Association (GBTA) zeigt. Auch in diesem Bereich bietet fortschrittliche KI aber zahlreiche Chancen. Aus diesem Grund hat Rydoo seine führende Software Rydoo Smart Audit entwickelt.

Im Management von Ausgaben und deren Compliance bedeutet KI eine Transformation. Betrug, Fehler und Versehen erkennt sie, indem sie Belege in Echtzeit auf Übereinstimmung mit den internen Richtlinien überprüft. So stellt sie ohne aufwendige manuelle Prozesse sicher, dass alle Ausgaben den gegebenen Vorschriften entsprechen. Finanzteams können ihre verfügbare Zeit dadurch auf wichtigere, strategische Aufgaben verwenden und ihre Produktivität steigern, ohne an Effizienz und Kontrolle einzubüßen. Von bis zu fast 20 Minuten Bearbeitungszeit bleibt dadurch nur mehr ein Bruchteil übrig.

Die Möglichkeiten von KI im Spesenmanagement

Anhand von fortschrittlicher Schlüsselworterkennung überprüft die KI von Rydoo Smart Audit eingescannte Belege automatisch auf Übereinstimmung bzw. potenzielle Verstöße gemäß den Ausgabenrichtlinien des Unternehmens. Die KI erkennt automatisch Posten wie Alkohol oder Tabakwaren, aber auch ein Überschreiten des Ausgabenlimits. Auch handschriftliche Veränderungen, unlesbare Belege oder doppelte Einreichungen werden markiert, so dass sie nur noch genehmigt oder zurückgewiesen, aber nicht mehr von Anfang bis Ende manuell überprüft werden müssen.

Insbesondere im Fall von fremdsprachigen Belegen, wie sie bei Dienstreisen ins Ausland anfallen, reduziert die KI den Aufwand drastisch. Einzelne Rechnungsposten übersetzt sie automatisch und gibt Finanz-Teams so die notwendigen Daten für eine informierte Einschätzung.

Neben zeitlichen Einsparungen in der Buchhaltung resultiert für Unternehmen so auch ein flüssigeres und transparenteres Ausgabenmanagement. Auch die Mitarbeiter profitieren dadurch, dass sie ihre Auslagen schneller erstattet bekommen und sich durch das automatische Markieren weniger Gedanken über Compliance ihrer Belege machen müssen. Die häufigste Fehlerquelle ist schließlich nicht Betrug, sondern Unwissen. Damit ist Spesenmanagement ein hervorragendes Beispiel dafür, wie KI bei alltäglichen und ungeliebten Aufgaben zum unterschätzten und übersehenen Werkzeug werden kann.

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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