Expertenkommentar Alvarez & Marsal: Beträchtliche Kosteneinsparungen durch Kontrolle des Indirect Spend

(Artikel vom 12.12.2023) Strategisches Kostenmanagement spielt eine entscheidende Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Neben den Vertriebsgemeinkosten VtGK ist der Indirect Spend einer der Schlüsselbereiche, in denen ein erhebliches Kostenoptimierungspotenzial besteht. Wie sollte die Kostenoptimierung beim Indirect Spend angegangen werden, damit sich ein möglichst hoher Nutzen für das Unternehmen ergibt?

Indirect Spend umfasst Ausgaben, die nicht direkt mit dem Produktionsprozess verbunden sind wie Bürobedarf, IT-Dienstleistungen, professionelle Services und Wartungsverträge. Diese Kosten, die oft über mehrere Geschäftsbereiche verteilt sind, können schnell anwachsen, wenn sie nicht ordnungsgemäß überwacht und verwaltet werden. Ein wichtiger Aspekt ist das Zusammenspiel zwischen Indirect Spend und VtGK. Auch die Letzteren können sich sehr negativ auf die Unternehmensbilanz auswirken, wenn sie nicht kontrolliert werden.

Damit Unternehmen wettbewerbsfähig sind und bleiben, müssen die Einkaufsabteilungen bei der Entwicklung ihrer Indirect-Spend-Strategie drei Aspekte beachten:

-Die Verknüpfung des Indirect Spend mit Maßnahmen zur Optimierung der VtGK,
-Die Vermeidung von Verlusten bei den Rücklagen (Savings Leakage),
-Den Einsatz von Technologie im VtGK- und im Indirect-Spend-Management.

Das Kostenbewusstseins als ausschlaggebender Faktor für Kostensenkungen
Ein integrierter Ansatz zur Optimierung der VtGK und der Verwaltung des Indirect Spend ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen. Durch die Förderung des Kostenbewusstseins im gesamten Unternehmen, auch im Hinblick auf den Indirect Spend, können Unternehmen ihre Ausgaben durch Größenvorteile und betriebliche Effizienz senken. Dieser Ansatz erfordert jedoch ein gründliches Verständnis der Wechselwirkungen zwischen den VtGK-Kosten und dem Indirect Spend. Es gilt, bei jedem Versuch, in einem der beiden Bereiche Kosteneinsparungen zu erzielen, die möglichen Auswirkungen auf den anderen Bereich einzukalkulieren. So lässt sich beispielsweise verhindern, dass ein übermäßiger Personalabbau in der Verwaltung im Namen der Optimierung der VtGK-Kosten gleichzeitig zu weniger Transparenz über die Beschaffungsprozesse und somit zu einem unkontrollierten Anstieg des Indirect Spend führt.

Das Ungleichgewicht zwischen den VtGK und dem Indirect Spend hat Saving Leakage zur Folge. Das kann unter anderem durch die Nichteinhaltung von Beschaffungsrichtlinien, nicht genehmigte Ausgaben oder ein ineffektives Vertragsmanagement entstehen. Wie oben aufgezeigt, ein zu enger Fokus auf die Senkung der VtGK-Kosten kann den Indirect Spend in die Höhe treiben und so zu entsprechenden Verlusten bei den finanziellen Rücklagen führen. Um die Verlagerung von Kosten zu verhindern, bedarf es einer Kombination aus Beschaffungsoptimierung, striktem Bedarfsmanagement sowie konsequenter Vertragserfüllung.

Technologie ermöglicht Kostenoptimierungen
Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Big Data und Automatisierung unterstützen bei der Optimierung der VtGK und der Verwaltung des Indirect Spend. Sie vereinfachen und verbessern Abläufe. Durch diese Tools lassen sich Prozesse rationalisieren und die Ausgabentransparenz erhöhen, was sowohl die VtGK-Optimierung als auch die Kontrolle des Indirect Spend unterstützt.

So ist KI in der Lage, Beschaffungsdaten zu analysieren, Trends zu erkennen und zukünftige Ausgabenmuster vorherzusagen. Dadurch können Unternehmen Materialien strategisch einkaufen und bessere Verträge aushandeln, was erhebliche Kosteneinsparungen bewirkt. Der Einsatz von Technologie allein garantiert aber noch keine Kostenoptimierung. Es gilt für Unternehmen, eine Strategie für ihre digitale Transformation zu entwickeln, um einen etwaigen Kostenanstieg durch den Gebrauch dieser Tools vorherzusehen und zu kontrollieren.
Für ausführlichere Einblicke organisieren wir Ihnen gerne ein Hintergrundgespräch mit Herrn Simon Grossmann.

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