Effektive Zeitmanagement-Strategien für Führungskräfte

(Artikel vom 26.02.2024) Ein effektives Zeitmanagement ist für Führungskräfte ein entscheidender Faktor, um komplexe Aufgaben zu bewältigen und einzelne Teams erfolgreich führen zu können. Führungskräfte-Coach Karsten Drath teilt wertvolle Praxistipps und Einblicke, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Zeit optimal zu nutzen.

Perfektionismus ist eine Eigenschaft, die häufig bei Führungskräften anzutreffen ist, da sie bestrebt sind, exzellente Ergebnisse zu erzielen. Allerdings kann ein übermäßiger Perfektionismus kontraproduktiv für das effektive Zeitmanagement bei Führungskräften sein. Karsten Drath betont: "Führungskräfte müssen lernen, den Punkt zu erkennen, an dem der Aufwand, ein Detail zu perfektionieren, nicht mehr im Verhältnis zum Nutzen steht."
Er warnt: "Perfektionismus kann dazu führen, dass Führungskräfte zu viel Zeit für eine Aufgabe aufwenden, was zu Verzögerungen in anderen wichtigen Bereichen führen kann". Leadership Choices Coach Karsten Drath empfiehlt, klare Standards für die Qualität der Arbeit festzulegen und sich darauf zu konzentrieren, diese zu erreichen, anstatt nach absoluter Perfektion zu streben.

Ein gesundes Maß an Perfektionismus kann motivierend und förderlich sein, aber es ist wichtig, die Grenzen zu erkennen. Führungskräfte sollten sich bewusst machen, dass es Situationen gibt, in denen 80 Prozent Perfektion ausreichen, um die angestrebten Ziele zu erreichen, und der verbleibende Aufwand möglicherweise nicht den zusätzlichen erwünschten Nutzen bringt.

Auch das bewusste Wahrnehmen unserer Körpersignale haben einen erheblichen Einfluss auf das effektive Zeitmanagement von Führungskräften. Wie gut nehmen wir die Signale unseres Körpers wahr und wie sorgsam gehen wir mit ihm um? "Ein Großteil von Managern und natürlich auch von Mitarbeitern haben verschiedene gesundheitliche Probleme kleinerer und größerer Art zu bewältigen", weiß Drath. "Viele Führungskräfte, mit denen wir arbeiten, begegnen ihrem Körper und seinen Problemen dabei mit Ignoranz, Härte und Disziplin."

Es stellt sich hier nun die Frage, ob diese Herangehensweise immer richtig ist. Insbesondere im Management, wo es oft um Hochleistung über einen längeren Zeitraum geht, kann eine zu rigide Einstellung gegenüber dem eigenen Körper langfristig negative Auswirkungen haben. Ein Sportler erreicht seine Höchstleistung nur durch das richtige Maß an Belastung und angemessene Ruhephasen. Die Realität auf vielen Chefetagen zeigt jedoch oft das Gegenteil. Terminkalender lassen häufig keine Ruhepausen oder Abwechslungen in der Belastung zu. Doch wer steuert eigentlich diese Terminkalender? Sind es die Kollegen, Vorgesetzten oder die Assistenz, die Meetings und Verpflichtungen einplanen? Hier plädiert Drath dafür, dass Führungskräfte selbst die Kontrolle über ihren Terminkalender behalten müssen, um bewusst Entscheidungen darüber zu treffen, wann welcher Art von Tätigkeit nachgegangen wird. "Viele Führungskräfte, mit denen wir arbeiten, haben ihren elektronischen Kalender offen für jeden, so dass die Aussage "Ich bin nicht Herr meiner eigenen Agenda!" tatsächlich stimmt", berichtet Drath. "Dies wird umso schlimmer, je mehr verschiedene Zeitzonen dazukommen. Die Misere lässt sich jedoch mit wenig Aufwand abstellen. Mit Zugriffsbeschränkungen und wiederkehrenden Serienterminen für Sport, Networking, Strategie oder einen Rundum-Check sorgen Sie dafür, dass Sie die Kontrolle behalten und dass Ihre Bedürfnisse nicht zu kurz kommen." Diese Vorgehensweise erlaubt eine bessere Balance zwischen Leistung und Regeneration - ein wesentlicher Aspekt für langfristigen Erfolg und persönliches Wohlbefinden im stressigen Management-Umfeld.

Ein weiteres erfolgsversprechendes Tool, durch das Führungskraft effektives Zeitmanagement erlernen, ist die Eisenhower-Matrix. Drath erläutert: "Dieses Hilfsmittel ist einerseits leicht verständlich und stellt andererseits eine effektive Struktur dar, um den allgegenwärtigen Wust an Aufgaben zu bewältigen. Es ist erstaunlich, wie viele Führungskräfte heute solche oder ähnliche Modelle zwar kennen, aber nicht beherzigen." Diese Methode wurde ursprünglich vom US-amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower entwickelt. Indem sie zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit differenziert, hilft sie vor allem unter Zeitdruck, die knappe Zeit sinnvoller zu verteilen.

"Das Mantra "Wer kann es 80 % so gut wie Sie?" ist hierzu eine Ergänzung von Führungskräftecoach Drath. Es hilft dabei, Aufgaben frühzeitiger und strukturierter zu delegieren, denn viele Manager sind nach wie vor ihr bester Mitarbeiter und beweisen sich immer wieder selbst, dass Delegation in ihrem speziellen Fall nicht funktioniert", so Drath. "Häufig liegt dies allerdings daran, dass sie es gerne haben, die Kontrolle zu haben und daher zu spät und ohne sauberes Briefing delegieren, so dass die Mitarbeiter auf Gedankenlesen angewiesen sind - häufig zum Nachteil des Ergebnisses."

Zusammenfassend unterstreichen die Ratschläge von Karsten Drath, dass effektives Zeitmanagement für Führungskräfte nicht bloß eine organisatorische Anforderung darstellt, sondern eine strategische Notwendigkeit ist. Durch die Loslösung vom Perfektionismus, das Einlegen von Ruhepausen, die effektive Nutzung von Terminkalendern und der Eisenhower-Matrix können Führungskräfte nicht nur ihre Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch langfristigen Erfolg nachhaltig fördern.

Karsten Drath ist Coach und Managing Partner bei Leadership Choices, einer internationalen Unternehmensberatung mit Sitz in Wiesbaden. Schwerpunkt seiner Arbeit sind die Führungskräfte- und Organisationsentwicklung auf Top-Management-Ebene. Der Autor arbeitet mit Top-Managern und ihren Teams, um die Effizienz und Widerstandsfähigkeit von Führung zu verbessern. Außerdem ist Karsten Drath zertifizierter Executive Coach, Buchautor und Dozent.
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(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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