Ivalua-Studie: Mehr als die Hälfte der Beschaffungsprozesse noch analog

(Artikel vom 19.10.2023) - 22 % der Einkäufer verschwenden ihre Zeit mit papierbasierten oder manuellen Prozessen
- 50 % der Einkaufsentscheider finden, die Digitalisierung im Einkauf gehe zu langsam voran
- Fehlende Digitalisierung verhindert strategische Beschaffung und bremst Einführung von KI

Eine neue Studie von Ivalua hat ergeben, dass mehr als die Hälfte (53 %) der Prozesse für Beschaffung und Lieferantenmanagement noch nicht digitalisiert worden sind. Die befragten 850 Beschaffungsleiter schätzen, dass sie jedes Jahr im Durchschnitt mehr als ein Fünftel (22 %) ihrer Zeit mit papierbasierten oder manuellen Prozessen vergeuden - in Deutschland liegt dieser Anteil sogar noch höher (29 %).

Die im Sommer 2023 durchgeführte Studie zeigt, dass die Hälfte der Führungskräfte im Beschaffungswesen (50 %) der Meinung ist, dass die Digitalisierung im Beschaffungswesen zu langsam voranschreitet, während 47 % meinen, dass die bestehenden Beschaffungslösungen nicht flexibel genug sind, um mit dem ständigen Wandel Schritt zu halten und mit den Unsicherheiten des Marktes und der Wirtschaft umzugehen. In Deutschland meinen dies sogar mehr als die Hälfte der befragten Entscheider (55 %). Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Fähigkeit der Beschaffung, an strategischeren Aufgaben zu arbeiten.

Nach Ansicht der Befragten hat das weitreichende Auswirkungen:

Mangelnde Digitalisierung...

- schränkt die Fähigkeit von Unternehmen ein, schnelle und fundierte Entscheidungen über ihre Lieferanten zu treffen. Das sagen global weniger als die Hälfte der Befragten (47 %), aber fast zwei Drittel der deutschen Entscheider (63 %).
- verhindert, dass Unternehmen die steigende Inflation und die Kostenspirale in den Griff bekommen (46 % global, 56 % in Deutschland).
- macht es fast unmöglich, die besten Talente anzuziehen und zu halten (global 41 %) - auch hier besteht ein deutlicher Unterschied zu den deutschen Beschaffungsentscheidern, von denen 59 % die These unterstützen.

"Unternehmen verschwenden noch immer jedes Jahr Millionen Arbeitsstunden für manuelle Prozesse. Dadurch verzetteln sich Beschaffungsteams im wahrsten Sinne des Wortes mit Aufgaben, die nur eine geringe Wertschöpfung für das Unternehmen bringen und können sich nicht auf strategische Prioritäten konzentrieren", sagt Alex Saric, Experte für intelligente Beschaffung bei Ivalua. "Angesichts der der unsicheren Wirtschaftsaussichten, Inflation und stetig steigenden regulatorischen Anforderungen ist es heute wichtiger denn je, alle Prozesse für Beschaffung und Lieferantenmanagement zu digitalisieren und dem Einkauf genügend Freiraum zu schaffen, um die strategischen Herausforderungen zu bewältigen."

# Unternehmen benötigen zuverlässige Datengrundlagen - nicht nur für KI #
Die Studie zeigt, dass 85 % der Unternehmen Datenanalysen innerhalb der Beschaffungs- und Lieferantenmanagementfunktion implementiert haben oder dies planen. Lediglich 8 % der Befragten gaben an, dass sie "kein großes Vertrauen" in die Qualität und Zugänglichkeit ihrer Lieferantendaten haben, in Deutschland sogar nur 4 Prozent. Allerdings geben nur 30 % der Befragten an, dass sie "sehr zuversichtlich" sind, was die Qualität und Zugänglichkeit ihrer Lieferantendaten angeht, wenn es um die Unterstützung einer effektiven Beschaffung geht.

# Unternehmen setzen auf Technologie #
63 % der Beschaffungsentscheider geben an, dass sie bereits KI-Technologie oder Machine Learning implementiert haben oder planen, dies zu tun - in Deutschland sogar 73 %. Zu den weiteren Technologien, die Unternehmen Lösungen zur Umgestaltung ihrer Prozesse in den Bereichen Beschaffung und Lieferantenmanagement implementiert haben oder dies planen, gehören:

- Vollständige End-to-End-Source-to-Pay-Plattformen (72 %), die zu einer besseren Verwaltung ihrer Ausgaben und Lieferanten beitragen können.
- Chatbots (63 %), die den Nutzern helfen können, fundiertere Kaufentscheidungen zu treffen.
- Blockchain-Technologie (56 %): Kann die Herkunftsnachweise beim Kauf von Waren verbessern.
- Robotic Process Automation, RPA (55 %): Kann die Zeit für die Erstellung von Reportings verkürzen und das Vertrags- und Kategorien-Management unterstützen.

"Künstliche Intelligenz kann der Katalysator für die Transformation des Beschaffungswesens sein - mit klaren Anwendungsfällen für die Datenverarbeitung, die Automatisierung und die Gewinnung von Erkenntnissen zur Verbesserung sämtlicher Einkaufsprozesse", sagt Alex Saric. "Schlechte Datenqualität schränkt jedoch die Zuverlässigkeit dieser Technologien massiv ein. Um dem zu begegnen, sollte ein cloudbasierter Ansatz für die Beschaffung gewählt werden, der sowohl eine zentrale Datenbasis schafft als auch externe Informationen in einer zentralen Plattform zusammenführt - und die Nutzung neuer Technologien zuverlässiger und sicherer macht."

# Über die Studie #
Die Umfrage wurde von Sapio Research im Juli 2023 im Auftrag von Ivalua durchgeführt. Sie basiert auf einer Umfrage unter 850 Beschaffungsleitern in Großbritannien (250), den USA (250), Deutschland (100), Frankreich (100), Schweden (50), den Niederlanden (50) und Italien (50).

---