Top-Management-Meeting als Instrument für erfolgreiche Unternehmensentwicklung

(Artikel vom 04.09.2023) Autor: Reinhard F. Leiter, Executive Coach München

Untersuchungen in verschiedenen Branchen haben gezeigt, dass Unternehmen zu Spitzenleistungen gelangen, wenn die strategische Führung nicht auf einzelnen, sondern auf sechs ineinander greifenden Ansätzen beruht. Die Vision ist eine inspirierende Aussage darüber, wie sich das Unternehmen am Markt positionieren soll, zum Beispiel durch Technologie- oder Marktführerschaft. Die in die Vision eingebetteten klaren und anspruchsvollen Ziele definieren das Leistungsniveau des Unternehmens. Auf der unteren Ebene müssen kompetente und engagierte Führungskräfte ausgebildet und eine motivierte und eigenverantwortliche Belegschaft aufgebaut werden, die sich zur Produktivität und zu kontinuierlichem Lernen bekennt. Die Organisationsstrukturen sollten flach gestaltet sein, um Spitzenleistungen und einen hohen Kundennutzen zu ermöglichen.

Es müssen echte Teams im Unternehmen etabliert werden, die mehr erreichen als die Summe ihrer Mitglieder, und es muss eine offene, ehrliche, verständliche und motivationsfördernde Kommunikation aufgebaut werden. Eine kurze, präzise und verständliche Strategie ist die Grundlage, die ein großes Unternehmen zusammenhält und ausrichtet. Eine Strategie wird aber erst dann glaubwürdig, wenn Führungskräfte - und letztendlich die Mitarbeiter - sich im Arbeitsalltag daran orientieren und sie durch praktisches Handeln, zum Beispiel durch Zielvereinbarungen, umsetzen. Dieser Weg führt von oben nach unten - vom Vorstand bis in alle Bereiche des Unternehmens.

Best Practice Management Meeting
Zur Veranschaulichung soll ein Best-Practice-Case dienen, in diesem Fall ein weltweit tätiges Unternehmen mit etwa 150.000 Mitarbeitern, die in verschiedenen Teilen der Welt beschäftigt sind. Das Unternehmen hat einen Prozess etabliert, um ein so ehrgeiziges Ziel zu erreichen. Zu diesem Prozess gehört ein jährliches Treffen der obersten 180 Führungskräfte. Diese Veranstaltung hat eine fast 50-jährige Tradition und findet immer im gleichen Design jedes Jahr in wechselnden Hauptstädten Europas statt. In einem Hotelsaal wird eine Arena im Firmendesign aufgebaut. Die Teilnehmer sitzen auf ansteigenden Stuhlreihen, so dass der Referent von unten heraufschaut und nicht von oben herab. Das Treffen dauert eineinhalb Tage mit zwei Übernachtungen, um ausreichend Raum und Zeit für informelle Gespräche zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen.

Gezielte Themenauswahl - kompakte Präsentationen
Keine Präsentation, mit Ausnahme der Berichte des CEO und des CFO, dauert länger als 12 Minuten und es gibt eine begrenzte Anzahl von Folien. Dadurch haben rund 20 Personen die Möglichkeit, sich während der eineinhalb Tage dem Publikum zu präsentieren. Die Themen und Präsentatoren werden von den Vorstandsmitgliedern der Holding ausgewählt. Die Auswahl der Themen basiert auf Anregungen aus dem jährlich stattfindenden "Strategischen Dialog" zwischen den Holding-Vorständen und den CEOs der operativen Einheiten sowie den Fachbereichsleitern. Während des Treffens berichten der CEO und der CFO über die Ergebnisse des vergangenen Jahres, gefolgt von Präsentationen der strategischen Ziele für die kommende Periode durch Vorstandsmitglieder und ausgewählte Führungskräfte, die über strategische Projekte in ihren Bereichen berichten. Teilnehmer des Treffens stellen auch ausgewählte Best-Practice-Beispiele aus der Gruppe vor.

Die Ziele des Treffens sind:
1. Orientierung an Vision, Mission, aktuellen strategischen Themen, Werten, einzigartigem Verkaufsargument und Net Promoter Score (NPS).
2. Lernen als Organisation: Wir lernen voneinander und von den Besten in der Gruppe. (Einsparungen durch Kompetenzen)
3. Eine Kultur der Hochleistung: Wir sind stolz darauf, Teil eines Gewinnerteams zu sein.

Um das hohe Tempo der Veranstaltung zu gewährleisten, werden die Referenten sorgfältig vorbereitet. Das Unternehmen hat ein eigenes Lernprogramm für die Vorbereitung und Durchführung von Präsentationen entwickelt. Es leitet die Referenten an, klare Kernbotschaften zu formulieren und diese auf anregende, erzählerische und verständliche Weise zu vermitteln. Jeder Präsentator durchläuft vor der Präsentation ein Rehearsal.

Die Bedeutung inspirierender Reden
Die Fähigkeit, inspirierende Reden zu halten, ist eine grundlegende Eigenschaft jeder Führungskraft. Leider ist diese Fähigkeit nicht allen Managern gegeben. Die Kunst, eine inspirierende Rede zu halten, kann von jedem erlernt werden. Dazu sind jedoch wissenschaftliche Erkenntnisse aus verschiedenen Bereichen wie Neurobiologie, Kommunikationswissenschaften, Erwachsenenbildung, Psychologie, Theater, Rhythmus, Bewegung, Gesang und kulturelle Vielfalt unverzichtbar. Die heutige Unternehmenspräsentation hat sich zu einer Multimedia-Show entwickelt. Die meisten PowerPoint-Präsentationen werden von Bildern, Textwüsten und Aufzählungspunkten dominiert. Sie sind eher "betreutes Lesen" als mitreißende Reden. Zudem verwechseln viele Präsentatoren Komplexität mit Kompetenz. Viele undurchschaubare Charts sollen Kompetenz demonstrieren. In Wirklichkeit sollte ein kompetenter Redner in der Lage sein, komplexe Sachverhalte einfach zu erklären.

Rehearsal - Baustein erfolgreicher Vorträge
Das Rehearsal, also das Üben und Proben, ist ein wesentlicher Baustein für einen erfolgreichen Vortrag. Mit Hilfe des Rehearsals können Führungskräfte ihre Präsentationen effektiv vorbereiten und üben, um eine überzeugende Business Story zu erzählen. Die vier Säulen des "Rehearsal for Excellence" sind Story, Drama, Person und Medien. Im Rahmen dieser Säulen lernen die Vortragenden die Kraft des Geschichtenerzählens und der Dramaturgie, den Einfluss von Atmung und Körperbewusstsein, die Bedeutung einer effektiven Medienauswahl und -nutzung sowie Strategien, um das Publikum zu fesseln und zu motivieren. Durch das Streben nach Professionalität und Qualität bei Präsentationen können Einzelpersonen und Organisationen von einer verbesserten Kommunikationsfähigkeit und -entwicklung profitieren.

Professionelle Kommunikation begründet den Erfolg des Unternehmens
Führungskräfte lernen, wie sie eine Präsentation effektiv vorbereiten und üben, um eine Business Story zu erzählen. Sie erfahren den Unterschied zwischen "reden" und "sprechen" und wie sie eine bereits vorhandene Präsentation optimal nutzen können. Am Ende des Trainings wissen die Teilnehmer, wie sie die verschiedenen Medien erfolgreich einsetzen können und wie sie mit ihren Zuhörern in Kontakt bleiben, bzw. diese gezielt ansprechen können.

Präsentationen, die im Gedächtnis bleiben
All dies führt dazu, dass Führungskräfte später Vorträge halten, die gehört werden und überzeugen, nicht zuletzt, weil sie aus der Perspektive des Publikums entwickelt wurden. Je besser es dem Vortragenden gelingt, bestimmte Informationen zu vermitteln, desto größer ist die Wirkung auf das Publikum und damit der Nutzen für das Unternehmen. Präsentationen, die von Führungskräften gehalten werden, bleiben den Zuhörern aufgrund ihrer Qualität und ihres Inhalts im Gedächtnis. Um dies zu erreichen, müssen Präsentationen strukturiert und leicht verständlich sein und die Komplexität der Inhalte auf ein verständliches Maß reduzieren. Eine neue, aktive Führungssprache ist frisch, einladend, energiegeladen, lebendig, herausfordernd und innovativ. Mit ihr kommunizieren Menschen auf Augenhöhe. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Wahrnehmung und das Ansehen im Unternehmen aus.

Persönlicher Informationstransfer an nachrangige Ebenen
Zurück zu unserem Best Practice Case. Unmittelbar nach der Veranstaltung erhalten die 180 teilnehmenden Führungskräfte alle Präsentationsunterlagen. So können sie sich im Nachhinein an die Referenten wenden, um detailliertere Informationen zu erhalten. Diese dienen vor allem dazu, die Informationen zu Hause in ihrem Verantwortungsbereich weiterzugeben. Damit beginnt eine Welle von "Nachbeben", die nach der Veranstaltung durch das Unternehmen geht. Die Wirkung dieser Informationswelle beruht vor allem darauf, dass sie lebendig ausgelöst wird und nicht durch lange E-Mails oder Broschüren. Durch das persönliche Auftreten vor den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verbürgt sich die Führungskraft dafür, dass sie hinter ihren Aussagen steht. Diese Authentizität ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Prozesses.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist das ehrliche Feedback während und nach der Tagung. Die Vorstände geben ihren Führungskräften Rückmeldungen. Aber auch umgekehrt wird von den Teilnehmern ein offenes Feedback über die Leistung der Vorstände erwartet - und sie geben es auch! Teil des Feedbacks ist auch eine differenzierte Bewertung der Veranstaltung, die die Teilnehmer nach deren Ende abgeben. Schon während der Tagung können sie die Referenten bewerten, indem jeder seine Bewertung sofort auf einem Tablet erfassen kann.

Feedbackauswertung zur kontinuierlichen Verbesserung
Die Präsentatoren, einschließlich der Vorstände, werden anhand der Qualität ihrer Präsentation und der Nützlichkeit der Informationen für das eigene Geschäft auf einer Skala von 0 bis 10 bewertet. Darüber hinaus wird die Qualität der Veranstaltung anhand verschiedener Fragen beurteilt. Die Auswertung dieser Feedbacks, die von einer externen Stelle durchgeführt wird, wird sowohl den Vorständen als auch allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt. Dank dieser differenzierten Reaktionen auf die Veranstaltung konnte die Tagung in den letzten Jahren kontinuierlich verbessert werden: Die Verständlichkeit wurde erhöht, die Informationen bleiben besser im Gedächtnis und der Informationstransfer auf die nächste Ebene wurde verbessert.

Die Möglichkeit zu intensiven Gesprächen zwischen den Teilnehmerinnen und Teilnehmern trägt wesentlich zum Erfolg der Veranstaltung bei. Die beiden Abendessen finden in entspannter Atmosphäre statt und bieten ausreichend Gelegenheit zum Austausch von Gedanken- und Erfahrungen sowie zum Aufbau eines internationalen Netzwerkes. Ein immer wieder zu beobachtendes Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmer lautet: "It was not wasted time!"

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