Effizientes, sicheres und automatisiertes Dokumenten-Management

(Artikel vom 07.10.2024) Die mittelständische Patentanwaltskanzlei PELSTER BEHRENDS aus Münster hat sich für den Einsatz der DOCBOX®, der leistungsfähigen Dokumenten-Management-Lösung (DMS), entschieden. Dabei hat sich die Kanzlei im Lichte der eigenen IT- und Datenschutzrichtlinien bewusst für eine On-Premise-Version der DOCBOX® entschieden, die innerhalb der Kanzleiumgebung betrieben wird.
Mit der erfolgreichen Einführung der DOCBOX® im Jahr 2023 verfolgte die Kanzlei das herausfordernde Ziel, die Aktenführung unter Abbildung der etablierten Workflows zu digitalisieren, um dadurch die Arbeitseffizienz zu steigern, die laufenden Kosten der Aktenführung zu senken und weitergehende digitale Arbeitsmodelle im Kanzleibetrieb zu ermöglichen. Dies stellt große Herausforderungen an die Dokumenten-Management-Lösung, um den hohen Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung von Dokumenten und Schriftverkehr gerecht zu werden.

Herausforderung: Vollständige Korrespondenz automatisiert revisionssicher archivieren
Im Arbeitsalltag der Kanzlei spielt die korrekte Archivierung der vorgangsbezogenen Korrespondenz eine zentrale Rolle, wobei diese für die Aktenbearbeitung jederzeit effizient abrufbar und schnell verfügbar sein muss. Die Dokumentation und Ablage der gesamten Kommunikation - insbesondere in Form von E-Mails - ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch notwendig, um den Überblick über Mandantenakten und -prozesse zu behalten. Alle E-Mails müssen unter dem jeweiligen Aktenzeichen abgelegt und rechtssicher archiviert werden.
Vor der Einführung der DOCBOX® setzte die Kanzlei in einem Hybrid-System auf die Kombination eines rein digitalen Patentmanagement-Systems mit der klassischen Handakte zur Erfüllung des Aktenführungserfordernisses. Der Wunsch nach einer automatisierten, effizienten und rechtssicheren digitalen Lösung, die eine größtmögliche Automatisierung ermöglichen sollte, beispielsweise in dem alle ein- und ausgehenden Dokumente automatisch den jeweiligen Aktenzeichen zuordnet werden, wuchs stetig. Hierbei war es jedoch eine wichtige Anforderung, dass diese digitale Lösung in der Lage sein sollte, die bestehenden Arbeitsabläufe möglichst flexibel abzubilden und sich nahtlos in die bewährte Arbeitsorganisation einzufügen.

Die Lösung: Digitales Dokumentenmanagement mit der DOCBOX®
In enger Zusammenarbeit mit der Kanzlei wurde von dem zertifizierten DOCBOX®-Partner ITSIDE GmbH aus Heiden eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, die die spezifischen Anforderungen von PELSTER BEHRENDS optimal erfüllt und in dieser Form effizient auf andere Kanzleien adaptiert werden kann. Mit der DMS-Lösung werden alle eingehenden und ausgehenden E-Mails nun automatisch unter Aktenzeichenerkennung in die DOCBOX® und den damit verbundenen Workflow integriert, während digitalisierter Schriftverkehr oder online abgerufene Amtsschreiben mit Leichtigkeit in die digitale Verarbeitung importiert werden können. Der Workflow durchläuft mehrere Knotenpunkte, die über die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte jeweils bestimmten Abteilungen oder Mitarbeitern der Kanzlei zugeordnet sind, wodurch die zuvor bestehenden Prozesse digital nachgebildet werden können, wobei ein intuitives und leicht personalisierbares System mit digitalen Stempeln eine effiziente Kommunikation im Bearbeitungsprozess ermöglicht.

Die Zuordnung der E-Mails zu den entsprechenden Akten erfolgt auf Basis des Betreffs der Nachricht. Sobald die Bearbeitung einer E-Mail abgeschlossen ist, wird sie mit einem Klick automatisch in den korrekten Archivordner verschoben - und das mit dem passenden Aktenzeichen. So wird sichergestellt, dass jede Korrespondenz korrekt abgelegt und jederzeit mittels der leistungsstarken Suchroutine schnell wieder auffindbar ist.

Ein großer Vorteil der DOCBOX® gegenüber anderen für Patentanwälte am Markt verfügbaren Lösungen ist dabei insbesondere auch die leichte und intuitive Anpassbarkeit der Workflows an die eigenen Bedürfnisse sowie die Möglichkeit, Bearbeiter- und/oder Kanzlei-spezifische Besonderheiten effizient im Workflow abzubilden.

Innovative Features: Dublettenfilterung und Sicherheit
Eine der herausragenden Funktionen der DOCBOX® ist die integrierte Dublettenfilterung. Diese sorgt dafür, dass nur die Original-E-Mail im Workflow und Archiv landet, während Kopien, die über CC oder BCC versendet wurden, automatisch herausgefiltert werden. Dies reduziert nicht nur die Datenmenge im System, sondern sorgt auch für eine übersichtliche und saubere Ablage, was die tägliche Arbeit der Mitarbeiter deutlich erleichtert.
In vorteilhafter Weise ist die DOCBOX® dabei auch als On-Premise-Version verfügbar, durch die der Betrieb vollständig innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur der Kanzlei erfolgen kann, wodurch die inhärent hohen Sicherheitsstandards mit den etablieren Vorteilen von On-Premise-Lösungen kombiniert werden können. Dies war für die Kanzlei ein entscheidender Faktor bei der Wahl des Dokumenten-Management-Systems.

"Mit der DOCBOX® haben wir erfolgreich auf die digitale Akte umgestellt und heute ein leistungsstarkes Werkzeug zur Hand, um unsere etablierten Workflows und die zugehörige Qualitätssicherung maßgeschneidert in die digitale Welt zu überführen. Dabei können wir dank der Leistungsstärke der DOCBOX® unsere Prozesse kontinuierlich weiter optimieren und die Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei verbessern, insbesondere auch für "Remote"-Arbeitsmodelle. Die intuitive Benutzeroberfläche und die umfangreichen Funktionen ermöglichen es uns, unsere Dokumente effizient zu verwalten und schnell auf alle relevanten Informationen zuzugreifen. Wir sind überzeugt, dass wir mit der DOCBOX® nach langer Suche eine sehr gute DMS-Lösung mit einem hervorragende Kosten-Nutzen-Verhältnis gefunden haben, wobei insbesondere auch der ausgezeichnete Service durch die ITSIDE und aktivweb für uns herauszustellen ist", so Patentanwalt Dr. Frederik Behrends.

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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