Wie wählt man eine E-Signatur-Lösung aus?

(Artikel vom 02.08.2023) Viele Unternehmer:innen und Führungskräfte bevorzugen E-Signatur-Software und E-Signatur-Lösungsanbieter:innen als ersten Schritt auf ihrem Weg zur Digitalisierung. Große und kleine Betriebe passen zuerst ihre Geschäftspläne an, um ihre digitale Transformation zu beschleunigen.

Um von staubigen Aktenbergen wegzukommen, wenden sich Organisationen an Anbieter:innen von E-Signatur-Lösungen, die eine kleine, aber entscheidende Komponente bieten, die dabei hilft, eine durchgängige Digitalisierung zu erreichen, die Kundenerfahrung zu verbessern und die Workflow-Effizienz zu maximieren.

Eine elektronische Signatur ist eine digitalisierte Version der handschriftlichen Unterschrift, die seit Jahrhunderten und Jahrtausenden verwendet wird. Sie stellt die Zustimmung der unterzeichnenden Partei dar, an die Bedingungen des unterzeichneten Vertrags gebunden zu sein. Als digitales Verfahren bietet die elektronische Signatur zahlreiche Vorteile gegenüber ihrer handschriftlichen Alternative, darunter eine bessere Dokumenten- und Vertragsverwaltung, die Möglichkeit zur Rationalisierung von Geschäftsabläufen und eine höhere Benutzer:innenfreundlichkeit bei der Unterzeichnung.

Seit nun mehr als zwei Jahrzehnten erfreuen sich E-Signatur-Lösungen zunehmender Beliebtheit, und immer mehr Anbieter:innen tauchen dabei auf dem Markt auf, darunter OneSpan Sign (ehemals eSignLive), DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, DropBox, BoxSign, RightSignature, eSign Genie, eversign und PandaDoc. Wie können Unternehmer:innen bei so vielen Optionen den Überblick behalten und die richtige Option für sich finden? Wenn Unternehmen elektronische Signaturen in Betracht ziehen, ist es wichtig, dass sie die passende Lösung für sich auszuwählen. Sie muss die Anforderungen des Unternehmens erfüllt - und zwar heute sowie morgen.

Sieben Dinge, die bei der Auswahl der eSignatur-Software beachtet werden sollten:

1. Flexibilität
Bietet die E-Signatur-Lösung genügend Flexibilität, um die wachsenden Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen? Oftmals setzen Unternehmen ein E-Signatur-Tool in einer Abteilung ein, wollen aber später die Nutzung auf das gesamte Unternehmen ausweiten. Skalierbarkeit, Multi-Channel Nutzbarkeit und ein flexibles und Preismodell sind dabei zu beachten.

2. Kund:innenspezifisches Branding
Ermöglicht die E-Signatur-Lösung Ihrer Organisation, ihre Marke während des gesamten E-Signatur-Prozesses beizubehalten? Die Anpassung an Kund:innenenwünsche ist der Schlüssel zur Verringerung der Abbruchquoten, und ein vollständig angepasster E-Signatur-Prozess trägt dazu bei, das Vertrauen der Kund:innen in die digitale Transaktion zu stärken und hohe Akzeptanzraten zu erzielen.

3. Benutzer:innenfreundlichkeit
Einer der Hauptvorteile elektronischer Signaturen ist die Unterzeichnung von Dokumenten in Echtzeit. Dieser Vorteil kann jedoch durch eine Softwarelösung mit einer unzureichenden Benutzer:innenoberfläche oder Benutzer:innenerfahrung zunichte gemacht werden. Ist die Lösung für elektronische Signaturen für alle Benutzer:innen einfach zu bedienen? Ist sie für alle, die Unterschriftsanfragen senden und Geschäftsdokumente unterzeichnen, zugänglich und einfach zu bedienen? Ist sie für IT-Fachleute leicht zu entwickeln und zu verwalten? Wenn eine anwendende Person ein Bild der handschriftlichen Unterschrift verwenden möchte, ist das Hochladen einer handgezeichneten Unterschrift eine Herausforderung? Führende Lösungen für elektronische Signaturen enthalten auch eine Drag-and-Drop-Funktion zur Erstellung von Dokumenten, mit der Ihr Team schnell Dokumente zur Unterzeichnung zusammenstellen kann.

4. Einhaltung von Vorschriften
Erfüllt die E-Signatur-Lösung alle Signaturtypen, die in wichtigen E-Signatur-Gesetzen wie eIDAS, dem Uniform Electronic Transactions Act (UETA) oder dem Electronic Signatures in Global and National Commmerce Act (ESIGN Act) aufgeführt sind? Vergewissern Sie sich außerdem, dass Ihre E-Signatur-Lösung den branchenspezifischen Standards für Ihren Anwendungsfall entspricht. Wie wird Ihre Lösung für elektronische Signaturen zum Beispiel mit den HIPAA-Anforderungen im Gesundheitswesen übereinstimmen?

5. Integration mit anderen Softwareplattformen
Bietet die E-Signatur-Lösung APIs und vollständig unterstützte SDKs, die es dem Entwicklungspersonal ermöglichen, integrierte Lösungen schnell einzusetzen? Bieten Anbieter:innen vorgefertigte Konnektoren für gängige Geschäftsanwendungen wie Salesforce, Sample-Code und Support für das Entwicklungsteam? Fallen zusätzliche Kosten für Entwicklungsumgebungen an?

6. Automatisierung und Prozesseffizienz
Ist die Lösung für elektronische Signaturen mit den vor- und nachgelagerten Systemen Ihres Unternehmens integriert, um ein durchgängiges Processing zu ermöglichen? Sind Sie in der Lage, während des gesamten Signatur-Workflows Geschäftsregeln durchzusetzen? Ist die Lösung robust genug, um optionale Verarbeitungsschritte wie eine flexible Datenerfassung, das Einfügen von Dokumenten und mehrere Signaturoptionen zu ermöglichen? Kann die Lösung komplexe automatisierte Dokumenten-Workflows unterstützen? Verfügt sie über eine Massenversandfunktion? Darüber hinaus sollte die Lösung auf wiederverwendbare Vorlagen zurückgreifen, die Ihrem Team helfen, die Erstellung von Dokumenten zu rationalisieren.

7. Identitätssicherung
Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien ist es auch wichtig, eine Anbieterin bzw. einen Anbieter auszuwählen, der Erfahrung in Ihrer Branche hat und die besonderen Anforderungen Ihrer Branche genau kennt. Prüfen Sie den Ruf der Anbieterin bzw. des Anbieters und den Erfolg bei seinen bestehenden Kund:innen.

Ganz gleich, ob Unternehmen ihren Onboarding Prozess digitalisieren, ihre Dokumentenverfolgung verbessern oder die Benutzer:innenfreundlichkeit durch einen papierlosen Prozess erhöhen - es gibt immer einen Anwendungsfall für E-Signaturen.

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