Ratgeber Zeiterfassungssystem

(Artikel vom 27.06.2023) In Deutschland sind Unternehmen seit September 2022 verpflichtet, sobald Betriebe mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen. Jedes Unternehmen benötigt somit ein Zeiterfassungssystem, welches die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent darstellt. Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem können Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die zulässigen Arbeitszeiten nach dem Arbeitsschutzgesetz einhalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung - Wir geben Ihnen einen Überblick und verraten Ihnen, welche Variante zu Ihrem Unternehmen am besten passt.

Arbeitszeiterfassung - welche Möglichkeiten gibt es?

Folgende Möglichkeiten zur Zeiterfassung stehen Ihnen zur Auswahl:
- Manuelle Stundenzettel
- Excelliste
- Stempeluhren
- Digitale und webbasierte Zeiterfassungssoftware mit App
- Komplett webbasiertes Zeiterfassungssystem mit Hardware und Software

Stundenzettel

Vorteile: Es gibt nahezu keine Vorteile, außer Sie führen einen relativ kleinen Betrieb mit weniger als fünf Mitarbeitern.

Nachteile: Stundenzettel sind nicht mehr zeitgemäß. Bei der Nutzung von Stundenzetteln entsteht überdies ein hoher Zeit- wie Arbeitsaufwand. Einzelne Zettel gehen schnell verloren, schnell kommt es zu einem Papierchaos - und umweltfreundlich ist diese Variante auch nicht. Mit einer digitalen Lösung für die Zeiterfassung hingegen sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Zeiterfassung über Excel

Vorteile: Eine Zeiterfassung über Excel ist besser als eine manuelle Erfassung. Bei Excel-Vorlagen sind sowohl das digitale Ausfüllen als auch die ausgedruckte Form möglich.

Nachteile: Ausgedruckte Arbeitszeitlisten müssen Sie mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Sie beanspruchen viel Platz und können leicht verloren gehen. Außerdem sind Excellisten fehleranfällig. Geben Sie eine Formel unkorrekt ein, dann ist das Ergebnis auch falsch. Besser eignen sich daher digitale und webbasierte Zeiterfassungssysteme.

Stempeluhren

Vorteile: Bei Stempeluhren ist die Arbeitszeiterfassung transparenter und weniger fehleranfällig als bei Stundenzetteln. Ihre Mitarbeiter melden sich mittels einer Chipkarte, eines Transponders oder per Fingerabdruck am Terminal an und ab.

Nachteile: Bei Stempeluhren besteht das Problem, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst keine Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Möchten Sie die Auswertungen anschauen, ist es erforderlich, immer mittels USB Stick an die Stechuhr zu gehen, um Daten herunterzuladen.

Digitale und cloudbasierte Zeiterfassungssoftware mit App

Vorteile: Digitale cloudbasierte Zeiterfassungssysteme mit App sind eine der modernsten und effizientesten Lösungen für die Erfassung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mithilfe eines solchen Tools stellen Sie Überstunden, Fehlstunden, sowie Zeiten für Urlaub, Krankheit und Fortbildung schnell, einfach und übersichtlich dar. Es ist Ihnen möglich, von der App auf alle Daten zuzugreifen.

Nachteile: Sofern Ihr Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung stellt, um die App zu installieren, benötigen Sie Ihr privates Handy. Überdies benötigen Sie ständig eine Internet Verbindung, wenn Sie auf diese Daten zugreifen möchten. Ihre Daten von Ihrem Unternehmen bleiben nicht in Ihren Händen, sondern in den Händen des Zeiterfassungssystem Lieferants.

Komplett webbasiertes Zeiterfassungssystem mit Hardware und Software

Das Zeiterfassungssystem von Get2world System (ZFDM) bietet eine komplette Lösung mit Hardware und Software. Damit erhalten Sie eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen und eine präzise Arbeitszeiterfassung nach Maß. Ob Sie sich für eine Zeiterfassung mit Chip oder Fingerprint entscheiden, bleibt Ihnen überlassen - beide Möglichkeiten bieten individuelle Vorteile. Auch eine Verknüpfung mit mehreren Terminals respektive Standorten ist möglich.

Diese Vorteile bietet das ZdfM Zeiterfassungssystem:

- Keine monatlichen Kosten
- Keine Internet Verbindung notwendig für Standalone Installation
- Keine jährlichen Servicegebühren
- Home Office fähig
- Einfache Installation und Montage
- Datenschutzkonformität (Lokale Datenspeicherung)
- Hohes Maß an Transparenz für Mitarbeiter
- Bessere Einsatzplanung für Arbeitgeber

Da alle Daten direkt im Gerät gespeichert sind, ist es eine komplett datenschutzkonforme Lösung, und Ihre Daten bleiben in Ihrem Händen. Sie greifen auf die Software von Ihrem lokalen Netzwerk mithilfe Ihres Browsers zu.

Durch die übersichtliche Web-Oberfläche managen Sie die Arbeitszeiterfassung unkompliziert und bequem vom Laptop, PC, Tablet und Smartphone aus. Mitarbeiter im Homeoffice erfassen ihre Arbeitszeiten bequem von zu Hause aus.

Mittlerweile ist das System bei einer Vielzahl von Kunden in Deutschland, Österreich, in der Schweiz sowie in Luxemburg im Einsatz. Was Kunden über unser System sagen, das erfahren Sie unter
https://www.zeiterfassung-fdm.de/referenzen-details.php

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