Kosten elektronische oder digitale Zeiterfassungssystem

(Artikel vom 05.03.2023) Mittelständische Unternehmen wie Kleinbetriebe haben oftmals individuelle Anforderungen an ihr Zeiterfassungssystem. Generell eignet sich diverse Software für die Zeiterfassung in Ihrem Kleinbetrieb. Trotzdem nehmen einige wichtige Aspekte eine maßgebliche Rolle während des Entscheidungsprozesses für oder gegen das eine oder andere Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe ein.

Wie viel kostet ein elektronische oder digitale Zeiterfassungssystem ?

Für die Einführung und den anschließenden Betrieb eines Zeiterfassungssystems entstehen gewisse Kosten. Deren Höhe ist einerseits abhängig vom Aufwand, der für die Verwaltung des Systems entsteht. Auf der anderen Seite schlägt allerdings der Aufwand zu Buche, den jeder einzelne Mitarbeiter bei der Erfassung seiner Arbeitszeit hat.
Zunächst erscheint bei flüchtiger Inaugenscheinnahme ein analoges oder mechanisches Zeiterfassungssystem kostengünstig. Jedoch müssen Sie mit einem erhöhten manuellen Aufwand für Ihren Mitarbeiterstamm rechnen. Insbesondere fallen die Kosten bei Nutzung von Kiosk- oder Terminalsystemen zur Erfassung der Arbeitszeit gerade bei initialen Kosten sehr hoch aus. Und wenn es sich hierbei um komplexere Systeme handelt, wie beispielsweise Zeiterfassung mittels Fingerprints, steigen die Kosten oftmals ins Unermessliche. Denn Sie benötigen zusätzlich speziell codierte Chips oder Karten. Diese müssen Sie bei Wechsel des Personals jedes Mal neu programmieren.
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Nutzen Sie das Zeiterfassungssystem zusätzlich für Mitarbeiter, die von zu Hause aus im Home-Office arbeiten. Es ist einfach installierbar und in das firmeneigene WLAN integrierbar. So sind Sie stets mit Ihren Mitarbeitern verbunden und haben einen Überblick, wie lange sie arbeiten.
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Zeiterfassung mittels Stechuhr

Wesentlich kostenintensiv ist daneben die elektronische Zeiterfassung. Manche Kleinbetriebe setzen auch heute noch auf die Stechuhr. Sehr oft funktioniert die Elektronik nicht, sei es ein Stromausfall oder ein simpler technischer Mangel. Dadurch müssen Sie erneut auf die altbewährte Methode des Stundenzettels zurückgreifen. Das erhöht nicht nur den Zeitaufwand, sondern kostet auch eine Menge.
Kostenpunkt eines Zeiterfassungssystems für Kleinbetriebe
In der Anschaffung eines kostengünstigen Zeiterfassungssystems für Ihren Kleinbetrieb müssen Sie mit rund 400 Euro rechnen. Im Nachhinein kostet Ihnen das System, außer dem ortsüblichen Stromtarif, relativ wenig.
Wenn Sie sich für ein Zeiterfassungssystem entscheiden, basierend auf einer Software, benötigen Sie keinerlei Hardware. Somit entfallen mögliche Hardware Kosten. Wesentlich kostengünstiger sind webbasierte Lösungen. Denn hier ist nur ein einmaliges Installieren der Zeiterfassungssoftware auf Ihrem Server erforderlich.

Fazit
Wenn auch Sie für Ihren Kleinbetrieb eine möglichst kostengünstige Alternative zur Erfassung der Arbeitszeit suchen, greifen Sie idealerweise auf eine webbasierte oder mit Software funktionierende Zeiterfassung zu. Jedoch lohnt es sich auch für kleinere Betriebe, nicht ausschließlich über die Kosten nachzudenken. Denn letztlich nimmt das Einsparpotenzial durch Verwendung eines Zeiterfassungssystems die wesentlichste Rolle ein. Sie sparen gegensätzlich zur manuellen Zeiterfassung mehrere Tausend Euro im Jahr für Papier, Arbeits- und Kontrollzeit ein.

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