Acht Signale, dass Ihr Spesenmanagement ein Update braucht

(Artikel vom 09.10.2024) Das Optimierungspotenzial von internen Prozessen wird häufig übersehen oder aus Kapazitätsgründen auf die lange Bank geschoben. Besonders scheinbar unattraktive Bereiche wie das Spesenmanagement erhalten oft wenig Beachtung. Dabei sind es genau solche Prozesse, die ungeahntes Potenzial für gesparte Zeit und höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter bieten. Der Umstieg auf ein intelligentes Spesenmanagement zahlt sich auch finanziell schnell zurück. Sebastiaan Vanhecke, Chief Product Officer von Rydoo, zeigt, wieso und wann Unternehmen ihr Spesenmanagement neu gestalten sollten.

Etwa 31.040 Stunden jedes Jahr könnte ein internationales Unternehmen mit circa 12.000 Mitarbeitern sparen, wenn es seine Spesen mittels einer aktuellen und darauf spezialisierten Best-of-Breed-Lösung verwaltet. Das entspricht einem Return on Invest (ROI) in lediglich 1,6 Monaten.
Doch auch kleinere und rein nationale Unternehmen profitieren signifikant von einem intelligenten Spesenmanagement wie es Rydoo bietet. Optimale Mobile-Umsetzung, KI-Features wie Smart Audit, Integrationsfähigkeit und vieles mehr verkürzen die Bearbeitungszeit eines jeden Beleges fast um das 4-fache. Wertvolle Zeit, besonders angesichts des Mangels an Fachkräften für Finanzen und Buchhaltung.

Folgendes sind die acht wichtigsten Signale, die aufzeigen, dass Unternehmen im Spesenmanagement aktuell nicht optimal aufgestellt sind und davon profitieren, wenn sie ihre Prozesse neu gestalten:

1. Frustrierte Mitarbeiter: Schieben Ihre Angestellten das Thema Spesen gerne auf, weil sie den Prozess als kompliziert, aufwändig und lästig empfinden?
2. Fortwährend analoge Probleme: Entstehen trotz aktueller Software Verzögerungen und Mehraufwand, weil Ihre Teams mit verlorenen Belegen oder menschlichen Fehlern kämpfen?
3. Wenig Compliance-Treue: Fällt es Ihren Finanzteams schwer, die Ausgabenrichtlinien des Unternehmens umzusetzen?
4. State-of-the-Art-Features fehlen: Müssen Ihre Teams Zeit für manuelles Handling investieren, weil smarte Funktionen wie nutzerdefinierte Workflows, automatisierte Kontrollen oder KI-Monitoring fehlen?
5. Geringe Flexibilität: Fehlt es Ihrem System an der Möglichkeit, um es individuell an Abläufe und Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder Geschäftsmodells anzupassen?
6. Keine Skalierbarkeit: Kann Ihr bisheriges System das Wachstum Ihres Unternehmens - sei es national oder international - abbilden, ohne an Leistung zu verlieren?
7. Integrationsfähigkeit fehlt: Können Sie Ihr aktuelles System in vollem Umfang und ohne Verlust an Flexibilität oder Sichtbarkeit mit anderen Systemen integrieren, wie etwa Reise-Management, Firmenkarten oder Accounting-Software?
8. Keine Datenauswertung: Verfügen Sie über Echtzeit-Einblicke und Auswertungen ihrer Ausgaben, die ihnen strategische Entscheidungen erleichtern oder müssen diese langwierig angefordert und erstellt werden?

Es gibt keinen Grund mehr, im Jahr 2024 noch auf analoge Prozesse mit Bergen von Papier und Tabellenkalkulationen zu setzen. Rydoo entwickelt seit über zehn Jahren Lösungen, mit denen Unternehmen ihr Spesenmanagement zu einem komfortablen, schnellen und transparenten Erlebnis mit voller, automatischer Compliance machen.

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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