Das unterschätzte Einsparpotenzial von Best-of-Breed-Spesenmanagement

(Artikel vom 26.09.2024) Sind dedizierte Tools für das Spesenmanagement wirklich nötig oder reicht eine allgemeine Lösung aus? Unternehmen, die hier einen Umstieg als nicht lohnend einstufen, machen damit meist einen Fehler. Denn eine Best-of-Breed Lösung für digitales Spesenmanagement wie Rydoo zahlt sich schneller und höher aus als oft angenommen. Eine Studie der internationalen Unternehmensberatung Roland Berger liefert Zahlen.

Um auf dem Markt zu bestehen, arbeiten Unternehmen kontinuierlich daran, ihre Prozesse zu optimieren. Dabei sollten sie nicht nur auf ihren Output, sondern auch auf interne Abläufe achten. Auch diese lassen sich strategisch nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Das bedeutet unter anderem, Zeitfresser und Fehler zu minimieren. Mitunter das größte Potenzial hierbei liegt im Bereich der eigenen Finanzverwaltung.

Über 30.000 gesparte Arbeitsstunden jährlich liefern 7,2-fachen ROI
Um den konkreten Nutzen einer spezialisierten Spesenmanagement-Plattform abzubilden, hat Roland Berger in einer Studie ein Beispielszenario erstellt: Bei einem internationalen Unternehmen mit 12.000 Angestellten, die regelmäßig Belege einreichen, wurde Excel als allgemeine Lösung im Vergleich zu Rydoo als Best-of-Breed-Lösung untersucht.

Als Ergebnis steht, dass Rydoo sich nach bereits 1,7 Monaten zurückzahlt und dass ein bis zu 7,2-facher Return on Investment (ROI) möglich ist. Schlüssel dahinter sind eine 72,8 % höhere Produktivität und bis zu 30.560 Stunden jährlich, die gespart werden können, sowohl bei den einreichenden Mitarbeitenden als auch in der Administration. Die größten Vorteile einer Best-of-Breed-Lösung liegen vor allem im Automatisieren vieler manueller Routinen sowie einer optimierten Einbindung mobiler Geräte. Die Zeit vom Einreichen bis zum Abschluss eines Beleges sinkt dadurch von 2:10 Minuten auf 35,7 Sekunden.

Auch legacy Software ist ein Zeitfresser
Auch wenn bereits eine ältere Software im Einsatz ist, kann sich ein Wechsel mehr als lohnen. Das Beispielszenario ergibt hier sogar 31.040 eingesparte Stunden pro Jahr, die sich durch eine Bearbeitungszeit von 35,7 Sekunden anstatt 2:11 Minuten ergeben. Grund dafür sind vor allem die Fortschritte bei Mobile-Optimierung, Automation und das Hinzukommen moderner KI-Assistenten.

Vor allem in letzteren liegt großes Potenzial für die Zukunft. Anders als Allround-Lösungen kann Rydoo als Best-of-Breed-Ansatz vollen Fokus auf das Entwickeln weiterer KI-Funktionen legen. So steht seit kurzem das "Smart Audit"-Feature zur Verfügung, das eingescannte Belege automatisch überprüft und Fehler, Manipulation oder Posten, die nicht der Spesen-Policy des Unternehmens entsprechen, markiert. Ansätze wie diese werden den Vorsprung einer Best of Breed-Lösung noch weiter ausbauen und den bereits jetzt enormen ROI weiter steigern.

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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