Fuhrparkkosten senken: Prozesse optimieren/Finanzierungen überdenken

(Artikel vom 27.05.2024) In den Unternehmen regiert wieder der Rotstift. Auch die Flottenmanager werden dazu angehalten, einen Beitrag zur Kostenoptimierung zu leisten. "Mit Sparappellen ist es aber nicht getan. Es bedarf grundlegender Veränderungen, die Fuhrpark, Einkäufer und Finanzierer nur gemeinsam stemmen können", so Majk Strika, Geschäftsführer des Fuhrparkmanagers und Leasinggebers Holman GmbH.

CO2-Steuer, Versicherungen, Wartungen und Reparaturen - die Preise steigen in fast allen Bereichen. Und "ganz nebenbei" steckt der Fuhrpark inmitten des größten Transformationsprozesses der neueren Wirtschaftsgeschichte. Strika: "Wer nicht jetzt die Weichen stellt, verliert Zeit und Geld. Mit der richtigen Strategie kann der Fuhrpark dagegen einen nachhaltigen Wertbeitrag zum Unternehmen leisten." Dies sind die wichtigsten Maßnahmen.

Übergreifende Zusammenarbeit: Fuhrparkplanung ist eine abteilungs- und standortübergreifende Aufgabe. Die Bedarfsträger sowie das Einkaufs- und das Flottenmanagement müssen mit klar definierten Rollen in die Prozesse mit eingebunden werden. Die Ziele: weniger Reibungsverluste und Fehler, höhere Qualität und insgesamt ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis im Einkauf.

TCO-orientiertes Management: Sämtliche Kosten eines Fahrzeugs, von der Finanzierung über die Betriebsphase bis hin zur Weitervermarktung, müssen zentral erfasst, fortlaufend analysiert und auf Kostentreiber und Kostensenkungspotenziale untersucht werden. In der Realität kennt nur rund ein Viertel der Fuhrparks seine Total Cost of Ownership (TCO).

Zentrale Beschaffung: Der Einkauf sämtlicher Fahrzeugarten (Pkw, Nutz- und Sonderfahrzeuge) sowie der fahrzeugbezogenen Dienstleistungen gehört in eine Hand. Vorteil: Bedarfe können strategisch gebündelt und zu bestmöglichen Konditionen realisiert werden. Strategische Einkaufsoptimierung führt in der Regel zu Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich. Gegenwärtig ist der Einkauf aber nur in maximal der Hälfte der Fuhrparks in die Prozesse des Fuhrparks eingebunden.

Leistungsfähige IT: Wichtigstes Instrument ist ein Fuhrparkmanagement-Programm, das sämtliche Vorgänge, idealerweise mit angebundener Telematik, zentral erfasst: Daten zu Verbräuchen, Verschleißen, Fahrverhalten und vielem mehr. Auswertungen sind via Mausklick in Sekundenschnelle verfügbar. Sie ermöglichen eine objektive Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Fahrzeugen und der Logistik und zeigen Handlungsoptionen auf. Ein qualifiziertes Fuhrparkmanagement-System generiert zudem Daten für das Nachhaltigkeitsreporting.

Dekarbonisierung Step by Step: Fehlentscheidungen im Transformationsprozess wären nur schwer korrigierbar. Ob und zu welchem Zeitpunkt eine Umstellung auf alternative Antriebe sinnvoll ist, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen: anhand der individuellen Nutzungsprofile von Fahrzeugen, der verfügbaren Varianten und deren Kosten. Bei einer schrittweisen Umstellung kann fahrzeug- und sektorspezifisch ermittelt werden, wie die Fuhrparkleistung einschließlich CO2-Effekt versus Fuhrparkkosten darauf reagiert, und das Vorgehen ggf. angepasst werden.

Leasing zu echten Kosten: Nach dem TCO-Prinzip stehen nicht nur die Betriebs-, sondern auch die Finanzierungskosten im Fokus. Herkömmliche "geschlossene" Leasingverträge erweisen sich als zu teuer, wenn der Nutzer von der vertraglich fixierten Laufzeit-/Laufleistung aus betrieblichen Erfordernissen abweicht, was allerdings die Regel ist. Ein Umstieg auf "offene" Leasingverträge wie das "FlexLease" von Holman bietet sich an. Bei ihnen erfolgt eine Abrechnung nach tatsächlichen Kosten. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert "FlexBack" als Lösung für ein wirtschaftliches Sale-and-Lease-back. Es stellt sicher, dass ein Teil des Liquiditätsgewinns nicht sogleich wieder aufgefressen wird.

Die Fuhrparkoptimierung bedeutet Veränderungen in der Organisation und von Zuständigkeiten. Sie ist eine strategische Entscheidung der Unternehmensführung, bei der es um nicht weniger geht als um die Frage, inwieweit der Fuhrpark seine Transformationskosten selbst erwirtschaften kann.

Die Zusammenarbeit mit einem externen Fuhrparkdienstleister bietet sich an. Majk Strika: "Das gelingt erfahrungsgemäß schnell und reibungslos. Die Kommunikation wird verbessert und das Management auf Unternehmensseite von Routinen entlastet. Praxiserprobte, IT-gestützte Prozesse ersetzen inkonsistente, bis dato nicht selten konfliktträchtige Abläufe. Die Optimierungsprojekte stoßen bei den Mitarbeitern auf breite Akzeptanz, denn sie sind mit spürbaren Arbeitserleichterungen verbunden."

(Die Bildrechte liegen bei dem Verfasser der Mitteilung.)

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