Standardisieren, automatisieren, digitalisieren

(Artikel vom 13.03.2024) Fachkräftemangel und Zeitnot der Personaler einerseits sowie der Fortschritt in puncto Künstlicher Intelligenz andererseits legen eines nahe: digitale Tools fürs Recruiting zu nutzen. Die einfach zu kaufen und laufen zu lassen, löse allerdings das Problem der Unternehmen nicht, sagt Christopher Zauner, Experte für Mitarbeitergewinnung bei der Recruiting Heute GmbH aus Wels: "Es geht vielmehr um einen dreistufigen Prozess. Zuerst muss standardisiert werden und dann kann man sich ans Automatisieren und Digitalisieren machen."

Warum diese drei Schritte nötig sind, erläutert Zauner so: "Der Einsatz von KI funktioniert nur, wenn Menschen sie mit den richtigen Vorgaben sozusagen füttern. Und die müssen einmal präzise definiert werden." Wenn man ein Tool bei jeder Neueinstellung wieder von vorn "anlernen" müsse, gehe dabei fast ebenso viel Zeit drauf wie beim herkömmlichen Recruiting ohne KI. Es gelte daher, etwa die Anforderungen für bestimmte Stellen genau festzulegen. Aber auch die Abläufe müssen vereinheitlicht werden, also etwa die die Reihenfolge der einzelnen Maßnahmen, wer mit wem wann kommuniziert etc.

Sind einmal alle Vorgänge standardisiert, sollten geeignete Tools für die Automatisierung ausgewählt werden. "Für viele klingt das vielleicht nach seelenloser Bewerberauswahl, bei welcher das Menschliche keinen Platz mehr hat", sagt Zauner. Das aber stimme nicht. Im Gegenteil: "Computer sind unbestechlich und alle haben daher dieselbe Chance, zum Zuge zu kommen." Vor allem aber können automatisierte Prozesse dem Unternehmen dabei helfen, eine Menge Zeit zu sparen und ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten sehr früh herauszufiltern. "Das nutzt beiden Seiten, denn auch die Arbeitnehmer haben nichts von Einladungen zu einem Bewerbungsgespräch, bei dem sich dann herausstellt, dass ihre Qualifikationen überhaupt nicht passen."

Routinen an die KI delegieren
In erster Linie werden die sich ständig eins zu eins wiederholenden und sehr zeitaufwändige Aufgaben durch digitale Tools ersetzt. Zauner erlebt jeden Tag, wie das bei seinen Kunden die Effizienz erhöht. Offene Stellen werden viel schneller besetzt, als das mit den üblichen Methoden möglich ist, und die Personaler haben Zeit für Dinge wie Pre- und Onboarding. Mehr noch: Die eingestellten neuen Leute bleiben häufig lange, weil sie eben genau das mitbringen, was für die ausgeschriebenen Jobs gefordert ist. Damit sinkt die Fluktuation, was enorme Kosten spart und die Performance des Unternehmens verbessert.

Konsequente Digitalisierung, der dritte Schritt, sei aber mehr als "nur" Automatisierung, betont Zauner. Sie könne das Recruiting im Unternehmen flexibler gestalten sowie für Skalierbarkeit und Integration in die übrigen Prozesse sorgen. Besonders wichtig ist das für Betriebe in Branchen mit starken saisonalen Schwankungen beim Personalbedarf. Oder in solchen, die sich dynamisch entwickeln und in denen sich daher die Anforderungen an die Mitarbeiter rasch ändern. "Hier Routinen an KI und digitale Tools zu delegieren, kann überlebenswichtig werden", so Zauner.

Drei Schritte integrieren
Zauner empfiehlt, alle drei Schritte - Standardisierung, Automatisierung und Digitalisierung - in Form eines integrativen Ansatzes zu verfolgen. Die drei Dinge hängen eng zusammen, einer allein führe nicht zum Erfolg, es müssen alle umgesetzt werden. Unternehmen, die das erkennen und denen das gelingt, haben Zauners Erfahrung nach derzeit häufig Alleinstellung in ihrer Branche und Region und "das ist natürlich unbezahlbar beim Kampf um Arbeitskräfte". Die Vorreiter stellen sich zukunftsfähig auf, was nicht zuletzt äußerst attraktiv gerade für jüngere potenzielle Mitarbeiter ist.

In drei Schritten zum modernen Recruiting
1.Standardisieren Sie Ihre Prozesse im Zusammenhang mit der Anwerbung neuer Mitarbeiter sowie dem Pre- und Onboarding.
2.Nutzen Sie Automatisierungs-Tools etwa fürs Sichten von Bewerbungen, die Vorauswahl oder das Führen von Interviews mit Bewerbern.
3.Binden Sie die Automatisierung in ein umfassendes Konzept zur Digitalisierung ein, das zu mehr Flexibilität und zur Skalierbarkeit führt.

(Bildquelle: Recruiting Heute GmbH)

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