Stammdatenmanagement als Erfolgsfaktor

(Artikel vom 13.11.2023) Grafenrheinfeld, 13.11.2023: Um sein Stammdatenmanagement im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und dem Umstieg auf SAP S/4HANA zu optimieren, suchen Unternehmen häufig nach einer integrierten Anwendung. So auch der Reinigungsprodukte-, Pflege- und Waschmittelhersteller Werner & Mertz, der seine Materialanlagenprozesse verbessern und vereinfachen wollte. Gelingen wird ihm das mithilfe der Stammdatenmanagement-Software FIS/mpm, die nahtlos in das eigene SAP-System des Familienunternehmens integriert ist.
Stammdaten in das SAP ERP-System einzupflegen und stets aktuell zu halten, ist für Unternehmen häufig eine komplexe Aufgabe. Denn an Stammdatenprozessen sind viele Unternehmensbereiche beteiligt, wodurch sich schnell Fehler einschleichen, die dauerhaft zu einer schlechten Stammdatenqualität führen. Es ist wichtig, diese Prozesse klar zu definieren und den Mitarbeitern ein Softwaretool an die Hand zu geben, das ihre Arbeit einfacher und transparenter macht.

Um unternehmensspezifische Bedürfnisse bei der Anlage und Pflege von Daten umzusetzen, haben viele Unternehmen in der Vergangenheit dafür eigene Software-Lösungen entwickelt. So war auch die Ausgangsituation bei Werner & Mertz. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, die in die Jahre gekommene Eigenentwicklung zur Anlage von Materialstammdaten abzulösen. Im Zuge der Transition von SAP R/3 auf SAP S/4HANA ist es dem Mainzer Familienunternehmen wichtig, eine professionelle Stammdatenlösung zu nutzen, die nah am SAP-Standard ist, Workflows beinhaltet und die Materialanlage vereinfacht. Beispielsweise entstehen durch die eigenentwickelte Lösung viele Aufwände für das Unternehmen, die mit Produktivsetzung von FIS/mpm entfallen werden: Das Customizing und die User-Verwaltung finden teils redundant statt - im ERP-System selbst und in der Stammdatenlösung. Der Wunsch des Unternehmens, war es, paralleles Arbeiten an Datensätzen zu ermöglichen sowie die Abhängigkeit von Feldern systemgestützt zu verproben bzw. regelbasiert abhänge Felder anreichern zu können.

Deshalb begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einem umfassenden Stammdatentool zur effizienten Anlage von Materialstammdaten. Später soll das Tool auch bei Änderungs- und Löschprozessen unterstützen. Die Wahl fiel auf FIS/mpm, der SAP-Optimierung für effizientes Stammdatenmanagement. "In erster Linie haben wir ein Produkt gesucht, das uns bei unserer Kernherausforderung - den Materialanlageprozessen - unterstützt. Während der Projektarbeit merken wir aber gerade, dass wir das neue Tool auch bei Massenpflege-Szenarien einsetzen können. Ein Nebeneffekt, der vorab kein Primärziel von uns war, im Nachgang aber für deutliche Erleichterungen sorgen wird", erklärt Sebastian Krichbaum, Leiter strategisches Stammdatenmanagement bei Werner & Mertz. Mit FIS/mpm ist es nun möglich, Aufgaben im Materialanlageprozess zu parallelisieren. Rollen- und Verantwortlichkeiten sowie Freigabeworkflows können systemseitig hinterlegt werden, sodass die Stammdatenpflege transparenter und schneller wird. "Neben einer höheren Geschwindigkeit gelingt es Unternehmen, mit unserer Software eine vernünftige Datenqualität herzustellen und sich so eine optimale Datenbasis zu erarbeiten", beschreibt Raphael Zundel, Leiter Specialized Sales bei FIS. "Zudem ermöglicht FIS/mpm eine Digitalisierung ohne Medienbrüche, da die Software direkt in das SAP-Umfeld integriert wird. Das Arbeiten mittels E-Mail-Verkehr bspw. fällt weg, da Workflows sich nur noch in SAP abspielen."

Bezüglich ihrer Zusammenarbeit betonen Krichbaum und Zundel, wie gut das gegenseitige Verständnis füreinander war: "Schon bei der Auswahl hat uns der SAP-Dienstleister FIS - neben dem Produkt FIS/mpm - mit seiner Kompetenz und Lösungsorientierung überzeugt. Während der Projektarbeit hat sich dieser Eindruck bestätigt und wurde durch eine zielgerichtete Arbeitsweise ergänzt: Nach gemeinsamen Workshops haben wir beispielsweise schnell einen Prototyp an die Hand bekommen, den wir zusammen mit dem FIS-Team unverzüglich konkretisieren und an unsere Anforderungen anpassen konnten. Eine lösungsorientierte, zielgerichtete Zusammenarbeit, die wir sehr schätzen", beschreibt Sebastian Krichbaum. Dass alle Beteiligten so gut zusammenarbeiten, sei vor allem auf eine übereinstimmende DNA zurückzuführen, fügt Raphael Zundel hinzu: "Gerade das gegenseitige Verständnis füreinander und für die konkreten Anforderungen ist bemerkenswert. Ich hatte den Eindruck, dass von Beginn an alle Beteiligten nicht nur die gleiche Sprache gesprochen haben, sondern auch die Unternehmenskulturen von Werner & Mertz mit unseren übereinstimmen. Kurz: Die Chemie hat von Anfang an gestimmt."

Einem erfolgreichen Projektabschluss im kommenden Jahr steht damit nichts im Wege. Werner & Mertz baut so sein professionelles Stammdatenmanagement aus, was das Unternehmen langfristig noch erfolgreicher machen wird.

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