Optimiertes Ressourcenmanagement und KI-gestütztes automatisiertes Aufgabenmanagement in InLoox 11.4

(Artikel vom 29.09.2023) München, 29. September 2023 - Der Münchner Softwarehersteller InLoox hat seine Projektmanagement-Plattform im Bereich Ressourcenmanagement optimiert, das Aufgabenmanagement um eine neue KI-Funktion erweitert sowie im Reporting die Dashboards mit Aufgabenbezug hinsichtlich Lade- und Reaktionszeit um den Faktor 10 beschleunigt. Mit InLoox 11.4 können Unternehmen ihre Produktivität weiter steigern. Durch die KI-gestützte Analyse von E-Mail-Inhalten und deren automatisierte Weiterverarbeitung in der Aufgabenplanung lässt sich Zeit einsparen. Und da Projektverantwortliche und Projektmitglieder ihre Auslastung und Kapazitäten exakter und flexibler planen können, verbessert sich die Qualität der im Ressourcenmanagement getroffenen Entscheidungen.

Aufgrund der verbesserten Benutzeroberfläche ist insbesondere die Ressourcenbelegung in InLoox nun komfortabler zu bedienen und lässt sich individuell einstellen. So kann die Ressourcenübersicht wahlweise in den Auflösungsstufen Stunde, Tag, Woche oder Monat angezeigt werden. Und um eine maßgeschneiderte Sicht auf die Auslastung der Teammitglieder zu erhalten, können Projektverantwortliche nun bei der Ansicht des Zeitrahmens auswählen, ob sie vordefinierte Zeitspannen oder individuell gewählte Daten aus dem Kalender verwenden wollen.

Zudem werden ab sofort automatisch die von den Benutzern bereits gewählten individuellen Layout-Einstellungen in der Lösung gespeichert. Personalisierte Ansichten wie ausgewählte Spalten oder Splitviews müssen daher nicht mehr jedes Mal manuell eingestellt werden.

Ganzheitliche Auslastungsansicht: Projektebene und Integration von Microsoft 365 Kalenderdaten

In InLoox 11.4 wurde die Auslastungsansicht optimiert und erweitert, um Anwendern ein klares Gesamtbild zu verschaffen. Mit der neu eingeführten Projektebene lassen sich Projekte und die zugehörigen Aufgaben übersichtlicher aufgliedern. Wenn man zum Beispiel eine Ressource auswählt, so lässt sich aufschlüsseln, wie diese den verschiedenen Projekten zugeordnet ist und ferner die Gesamtauslastung über alle Projekte hinweg anzeigen. Neu ist auch die intuitive Füllstandsanzeige, die auf einen Blick die Höhe der Auslastung veranschaulicht.

Als eine der wichtigsten Funktionen bietet InLoox 11.4 für die Ressourcen-Übersicht eine erweiterte Integration in das Outlook-Konto. Mit der Microsoft 365 Kalender-Synchronisation können nun auch Outlook-Termine des gesamten Teams für die Ressourcenbelegung berücksichtigt werden, so dass sich die Verfügbarkeit und Auslastung realistischer einschätzen lassen. Damit Anwender diese Funktion nutzen können, muss das Office 365-Konto der Organisation mit InLoox verknüpft sein - was der Administrator schnell und einfach in den InLoox-Einstellungen einrichten kann. Die synchronisierten Termine werden schließlich in der Ressourcen-Übersicht in der Zeile Outlook-Termine angezeigt. Sie umfassen Informationen über Start, Ende und somit auch die Dauer des Termins - was dem Aufwand entspricht.

Zeitgewinn durch KI-basierte automatisierte Aufgabenplanung

Ab sofort lassen sich in InLoox erstmals E-Mails mithilfe von künstlicher Intelligenz analysieren und daraus automatisiert Aufgaben generieren. Ein typischer Anwendungsfall sind E-Mails zwischen Teammitgliedern, die viele Aufgaben enthalten, beispielsweise im Rahmen von Übergaben bei Urlaubsvertretungen. Die KI-Power in InLoox 11.4 ermöglicht es nun, den Inhalt von E-Mails zu analysieren, wobei der Betreff und die ersten 2.000 Zeichen erfasst werden. Dabei werden die verschiedenen Anweisungen extrahiert und konkrete Aufgabenvorschläge erstellt. Diese enthalten außerdem auch eine Schätzung des Zeitaufwands, der für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe benötigt wird sowie ein empfohlenes Fertigstellungsdatum. Die vorgeschlagenen Aufgaben lassen sich einfach übernehmen und in die laufenden Projekte integrieren.

"Unternehmen können sich mit der KI-Power in InLoox künftig die zeitaufwändige manuelle Aufgabenplanung sparen", sagt InLoox-Mitgründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel. "Um die europäischen Datenschutzbestimmungen zu erfüllen, verwenden wir den Azure Open AI Service mit Rechenzentren in der EU. Zusätzlich haben wir eine spezielle Zusatzvereinbarung mit Microsoft, die sicherstellt, dass die von Ihnen eingegebenen Daten weder aufgezeichnet noch für Modelltraining verwendet werden. Azure AI Studio verarbeitet die Daten lediglich zum Zeitpunkt der Anfrage. Diese Daten werden unverzüglich nach der Verarbeitung vom Modell vergessen, ohne gespeichert zu werden."

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