Zeugnisgenerator „RUDY“ setzt auf rechtssichere Arbeitszeugnisse ohne KI – Softwarelösung unterstützt HR-Proze

Oberursel – Mit dem Zeugnisgenerator RUDY stellt die PSRM GmbH („Die Arbeitszeugnis Experten“) eine Softwarelösung zur Verfügung, die Unternehmen bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen unterstützt. RUDY ist als digitaler Zeugnisprozess konzipiert und richtet sich an Personalabteilungen sowie Unternehmen aller Branchen, die Arbeitszeugnisse standardisiert, datenschutzkonform und rechtssicher erstellen möchten. Ein zentrales Merkmal der Lösung ist die klare Abgrenzung gegenüber automatisierten KI-Textgeneratoren: RUDY basiert nicht auf künstlicher Intelligenz, sondern arbeitet mit strukturierten Zeugnisbausteinen, fachlich geprüften Formulierungen und prozessbasierten Workflows.

Arbeitszeugnisse als HR-Aufgabe mit rechtlichen Anforderungen
Arbeitszeugnisse zählen in vielen Unternehmen zu den wiederkehrenden administrativen Aufgaben. Gleichzeitig unterliegen sie hohen Anforderungen: Formulierungen müssen rechtlich belastbar sein, zugleich sollen sie die Arbeitsleistung und das Verhalten von Beschäftigten angemessen, konsistent und wertschätzend dokumentieren. In der Praxis wird die Zeugniserstellung daher häufig als zeitintensiv wahrgenommen – insbesondere dann, wenn Zeugnisse individuell erstellt, mehrfach abgestimmt oder kurzfristig benötigt werden.

RUDY setzt an dieser Stelle an und bietet einen digital geführten Prozess zur Erstellung von Zwischen- und Endzeugnissen. Die Software ist darauf ausgelegt, die Zeugniserstellung zu vereinfachen, Bearbeitungszeiten zu reduzieren und die Dokumentation innerhalb der Personalprozesse nachvollziehbar zu machen.

Abgrenzung: Kein KI-Einsatz, Fokus auf Rechtssicherheit
Im Marktumfeld der Zeugnisgeneratoren gewinnen KI-basierte Lösungen zunehmend an Sichtbarkeit. Der Anbieter von RUDY verfolgt einen anderen Ansatz: Das System verzichtet bewusst auf künstliche Intelligenz und setzt stattdessen auf standardisierte, inhaltlich definierte Bausteine und strukturierte Workflows. Damit soll insbesondere die Rechtssicherheit und Konsistenz von Zeugnisformulierungen gewährleistet werden.

Für Unternehmen ist diese Ausrichtung relevant, da Arbeitszeugnisse im Streitfall rechtlich geprüft werden können und Formulierungen häufig Auswirkungen auf Bewertungen, Referenzen und künftige Bewerbungsverfahren haben.

Funktionsumfang: Bausteinsystem, Standortverwaltung und Vorlagenintegration
RUDY basiert auf einem modularen Zeugnisbaustein-System. Personalverantwortliche können Zeugnisse aus hinterlegten Formulierungen erstellen und diese an konkrete Tätigkeitsbereiche, Verantwortlichkeiten und Leistungsbilder anpassen. Ergänzend ermöglicht die Software, eigene Textbausteine zu ergänzen, unternehmensspezifische Standards abzubilden und wiederkehrende Elemente zu vereinheitlichen.

Zu den funktionalen Bestandteilen zählen außerdem:

Verwaltung mehrerer Standorte bzw. Organisationseinheiten

Nutzung unterschiedlicher Nutzerzugänge und Rollen

Integration von Unternehmensvorlagen (z. B. Briefpapier-Designs / Vorlagen-Layouts)

Hinterlegung von Stellenbeschreibungen zur wiederkehrenden Verwendung

Umwandlung von Zwischenzeugnissen in Austrittszeugnisse

Unterstützung deutsch- und englischsprachiger Zeugnisvarianten

Damit eignet sich RUDY sowohl für Unternehmen mit geringem Zeugnisvolumen als auch für Organisationen mit regelmäßiger Zeugniserstellung und standardisierten HR-Prozessen.

Digitale Prozesse: Einwilligung zur elektronischen Unterschrift integriert
Ein weiterer Fokus liegt auf der Digitalisierung administrativer Arbeitsschritte. RUDY bietet hierzu eine Funktion zur Abbildung der Einwilligung, die im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur erforderlich sein kann. Der Prozessschritt zur Zustimmung des Empfängers kann in den Workflow integriert werden, wodurch Unternehmen digitale Zeugnisprozesse effizienter abbilden können.

Diese Prozessabbildung gewinnt insbesondere in HR-Abteilungen an Bedeutung, da viele interne Abläufe – von Dokumentenmanagement bis Freigabeprozessen – zunehmend digital organisiert sind.

Ergänzende Optionen: Gendergerechte Formulierungen und individuelle Standards
Neben klassischen Zeugnisstandards unterstützt RUDY auch die Umsetzung gendergerechter Zeugnisformulierungen. Unternehmen können bestehende Zeugnisformeln übernehmen oder unternehmensspezifische Varianten entwickeln lassen, um sprachliche Standards konsistent im Prozess zu verankern. Damit berücksichtigt die Lösung auch Anforderungen, die sich aus moderner HR-Kommunikation und internen Diversity-Richtlinien ergeben können.

Lizenzierung und Einstieg: Testzugang und skalierbare Nutzung
RUDY ist als skalierbare Lösung beschrieben und kann von Unternehmen unterschiedlicher Größe eingesetzt werden. Der Einstieg ist über einen 30-tägigen Testzugang möglich. Ergänzend werden unterschiedliche Lizenzmodelle bzw. Nutzungskonzepte kommuniziert, sodass Unternehmen die Lösung an Zeugnisvolumen, Nutzerzahl und Organisationsstruktur anpassen können.

Zielgruppe: Personalabteilungen, HR-Services und Unternehmen mit wiederkehrender Zeugniserstellung
Die Positionierung richtet sich insbesondere an:

HR-Abteilungen in KMU, Mittelstand und Konzernen

Organisationen mit mehreren Standorten

Unternehmen mit regelmäßigem Bedarf an Zwischen- und Endzeugnissen

Personalservices, die standardisierte Zeugnisprozesse benötigen

Im Zentrum steht die Idee, Arbeitszeugnisse als standardisierten HR-Prozess abzubilden, Qualität zu sichern und Abstimmungsaufwände zu reduzieren.


Über PSRM GmbH („Die Arbeitszeugnis Experten“)
Die PSRM GmbH ist Anbieter des Zeugnisgenerators RUDY und beschäftigt sich mit der Erstellung, Prüfung und Standardisierung von Arbeitszeugnissen sowie der Umsetzung zeugnisbezogener HR-Prozesse. Mit RUDY stellt das Unternehmen eine digitale Lösung bereit, die auf strukturierter Formulierungslogik und prozessbasierter Anwendung beruht.

Pressekontakt
Jochen Herbert
Head of RUDY
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Tel. +49 (0) 6171 - 2777277
Mail joh@rudy-zeugnisse.de
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PSRM GmbH
Die Arbeitszeugnis Experten
RUDY Arbeitszeugnissoftware
Zimmersmühlenweg 11 - 61440 Oberursel
Geschäftsführung: Jennifer Herbert, Jochen Herbert
Amtsgericht Frankfurt am Main HRB 13924 -
UST-IdNr. DE 291770335 - St.Nr.:003 241 15071
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Web: http://www.ps-rm.de
Web: http://www.zeugnissoftware-rudy.de (Bildquelle: )

15. Januar 2026 | ID: 29987 | Artikel löschen

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