Mit Evy Xpact bestens für die E-Rechnungspflicht gerüstet!

(Artikel vom 20.06.2024) München, 20. Juni 2024 - Die E-Rechnungspflicht kommt! Spätestens ab 2028 gilt sie umfassend für den B2B-Bereich. Doch bereits ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen zumindest empfangen können. Kein Problem für Evy Xpact. Die KI-basierte Lösung für Dokumenten-Analyse kann E-Rechnungen sowohl im geforderten Format erstellen und in Buchhaltungs-Systeme wie DATEV importieren, als auch empfangene X-Rechnungen auslesen und in die firmeneigenen ERP- bzw. DM-Systeme importieren.

Die erste Stufe der E-Rechnungspflicht greift ab dem 1. Januar 2025 und bedeutet, dass Unternehmen bereits in weniger als einem Jahr grundsätzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen für Transaktionen zwischen Unternehmen empfangen und versenden zu können. Die E-Rechnungen basieren auf dem Datenaustausch-Standard X-Rechnung, der ausschließlich strukturierte, maschinenlesbare Daten enthält und entwickelt wurde, um die Interoperabilität und den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen zu verbessern.

Herausforderungen bei der Weiterverarbeitung der E-Rechnung

Doch die E-Rechnung bringt nicht nur Optimierungspotenziale, sondern stellt Firmen auch vor Herausforderungen: "Rechnung im X-Rechnungsformat lassen sich in kein DM-System importieren. Dazu müssen die relevanten Rechnungsdaten zuerst ausgelesen und in ein DMS-konformes Format umgewandelt werden", weiß Michael Vogel, Gründer und Geschäftsführer der Kölner Softwareschmiede Evy Solutions. Die KI-basierte Software Evy Xpact schafft hier Abhilfe.

Ebenso sind beim X-Rechnungsformat nur wenige, ausgewählte Datensätze übertragbar. Das bedeutet, dass für die Weiterverarbeitung im DM- / ERP-System wichtige Positionen und Daten manuell hinzugefügt werden müssen. Auch das kann die KI-basierte Software übernehmen. Und nicht zuletzt lässt sich über Evy Xpact auch ein Abgleich von erhaltener E-Rechnung mit der aufgegebenen Bestellung durchführen. Stimmen diese nicht überein, gibt die Lösung einen Hinweis und erlaubt - beispielsweise wenn ein Artikel nicht lieferbar ist - je nach Vorgabe trotzdem ein Einlesen der Rechnung ins CRM-System.

Neben dem X-Rechnungsformat kann die Lösung auch den ZUGFeRD-Standard verarbeiten, der sowohl strukturierte Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument in einer Datei kombiniert.

Bis zu 80 Prozent Kosten- und Zeitersparnis bei der Dokumenten-Analyse

Generell lassen sich mit Hilfe der intelligenten, KI-basierten Software Evy Xpact bis zu 80 Prozent Kosten und Zeit bei der Dokumenten-Analyse und -Verarbeitung einsparen. Das Besondere der Lösung von Evy Solutions ist ihr textbasierter Ansatz, dank dem sich auch aus unstrukturierten Daten relevante Informationen herauslesen und klassifizieren lassen - und zwar unabhängig vom Dokumentenaufbau.

Ein weiterer, großer Vorteil des Lösungsportfolios ist, dass Evy Xpact eine Vielzahl an Dokumententypen und -formate verarbeiten kann. Dazu zählen Transporttaufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Werkszeugnisse, Rechnungen, Steuerbescheide, Verträge oder Schadensmeldungen. Je nach Anwendungsfall lässt sich das Produkt darüber hinaus aus den einzelnen Modulen flexibel aufbauen: Von der Klassifizierung, Sortierung und Ablage der Dokumente über die inhaltliche Trennung von Batch-Dokumenten, Auslesen von Informationen oder Überprüfung der extrahierten Inhalte und ggf. Anreicherung mit fehlenden Informationen deckt Evy Xpact alle Bereiche im Baukastensystem ab.

(Bildquelle: Evy Solutions)

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