Lagerorganisation - Die Beschaffung

(Artikel vom 09.06.2023) Die Beschaffung ist mit einem ständigen Fluss von Lieferungen, Materialien und Dienstleistungen verbunden. Jedes Unternehmen muss, bevor es seine Tätigkeit aufnehmen kann, die erforderlichen Ressourcen beschaffen. Die richtige Verwaltung der Bestände ermöglicht eine effiziente Organisation der Beschaffung.
Wenn man mit der Organisation der Vorräte im Lager beginnt, müssen zwei grundlegende Parameter festgelegt werden: der optimale Zeitpunkt für eine Bestellung und die erforderlichen Mengen der einzelnen Produkte.

Definition der Beschaffung
Die Beschaffung kann als ein logistischer Vorgang definiert werden, dessen Zweck es ist, Waren (Rohstoffe, Zwischenprodukte, Fertigwaren) an ein Lager, ein Verteilungszentrum, eine Produktionsanlage oder ein Geschäft zu liefern, um die ordnungsgemäße Entwicklung der Geschäftsaktivitäten (Produktion, Vertrieb oder Verkauf) zu gewährleisten. Der Begriff der Beschaffung wird auch mit der Lieferung oder Bereitstellung von Ressourcen in Verbindung gebracht.
Im Zusammenhang mit einem Lager ist die Beschaffung mit dem so genannten Bestellpunkt verbunden. Wenn der Lagerbestand eines Artikels unter einen vordefinierten Schwellenwert fällt, muss eine Kauf- oder Erneuerungsbestellung aufgegeben werden, um zu verhindern, dass der Bestand im Lager zur Neige geht, was zu einem Umsatzrückgang oder sogar zu einem Produktionsstopp führen kann. Das Beschaffungsmanagement ist also von entscheidender Bedeutung für das Funktionieren des Unternehmens.

Beschaffungszyklus
Der Beschaffungszyklus umfasst alle Aktivitäten vom Zeitpunkt der Bestellung bis zum Eingang der Ware im Lager, in der Fabrik oder im Geschäft.
Dieser Kreislauf kann je nach Art des Unternehmens - Produktions-/Industrieunternehmen oder Handelsunternehmen - unterschiedliche Formen annehmen.
- Produktions- oder Industrieunternehmen: Der Beschaffungskreislauf verbindet das Lager mit dem Produktionszentrum. Die Rohstoffe werden in Regalen gelagert, bis sie in den Produktionslinien verwendet werden. Sobald der Rohstoff in ein Endprodukt umgewandelt wurde, wird dieses Produkt bis zum Versand gelagert.
- Handelsunternehmen: In diesem Fall ist der Beschaffungszyklus etwas vereinfacht, da das verkaufte Produkt nicht verarbeitet werden muss. Das Unternehmen kauft die fertigen Produkte und lagert sie bis zum Versand an den Zielkunden, das stationäre Geschäft oder ein anderes Lager.

Welche Aktivitäten umfasst der Beschaffungsprozess?
Um den Beschaffungsprozess effizient durchführen zu können, sollten die folgenden Aktivitäten einbezogen werden:
- Bedarfsanalyse. Sie zielt darauf ab, die Ressourcen zu ermitteln, die für den Betrieb des Unternehmens in einem bestimmten Zeitraum benötigt werden. Es ist notwendig, die benötigte Menge an Materialien, die Anzahl der Vorräte und die erforderlichen Dienstleistungen für die Herstellung oder den Verkauf eines bestimmten Produkts zu schätzen.
- Einkaufen. Eine Transaktion zur Beschaffung der entsprechenden Mengen an Ressourcen und erforderlichen Dienstleistungen gegen Zahlung eines Entgelts. Es ist wichtig, einen Lieferanten auszuwählen, der nicht nur einen wettbewerbsfähigen Preis bietet, sondern auch eine hohe Qualität und rechtzeitige Lieferung gewährleistet. Die so genannte Vorlaufzeit ist hier entscheidend.
- Warenannahme und Lagerung. Der Wareneingang erfolgt an den Docks, danach werden die Waren in Regale gestellt, wo sie gelagert werden, bis Bedarf an den Produktionslinien besteht oder ein Kundenauftrag erteilt wird. Auch die fertigen Produkte werden nach Verlassen der Produktionsstätte gelagert.
- Lieferung und Versand. Die Produktionsstätte muss mit den erforderlichen Waren beliefert werden, um die Kontinuität der Produktion zu gewährleisten und ein anderes Lager oder einen stationären Laden wieder aufzufüllen. Dies erfordert ein hohes Maß an Effizienz: Eine Überbevorratung kann zu Engpässen führen und gleichzeitig die Lagerkosten erhöhen.
- Verwaltung der Bestände. Eine effiziente Bestandsverwaltung im Lager trägt direkt zum reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten bei, die den Beschaffungszyklus ausmachen.

Am Beschaffungsprozess sind verschiedene Unternehmensabteilungen beteiligt: von der Verwaltung und dem Einkauf, deren Mitarbeiter für die Planung des Wareneinkaufs zuständig sind, bis hin zur Logistik, die für den Versand der Waren an den Kunden verantwortlich ist. Die Organisation und Koordinierung der verschiedenen Tätigkeiten ist der Schlüssel zur Erreichung einer maximalen Effizienz.

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Probleme infolge eines ineffektiven Beschaffungsmanagements
Wenn das Beschaffungsmanagement ineffektiv ist, besteht die Gefahr ernsthafter Probleme. Am häufigsten sind dies:
- Lieferunterbrechungen oder fehlende Bestände im Lager. Fehlende Ressourcen bedeuten finanzielle Einbußen, verringerte Produktivität oder im schlimmsten Fall Produktionsstopps, weil die benötigten Rohstoffe in den Produktionslinien fehlen. Es ist ratsam, einen Sicherheitsbestand als Reserve für unvorhergesehene Situationen im Zusammenhang mit Nachfrageschwankungen zu halten, um Engpässe bei den Rohstoffen zu vermeiden.
- Inaktiver Bestand. Eine überschüssige Menge eines Produkts, das aufgrund einer falschen Bedarfsschätzung gekauft wurde und wieder auf Lager ist. Die Waren altern mit der Zeit und verursachen unnötige Lagerkosten.
- Abhängigkeit von Lieferanten. Möglich, wenn der Beschaffungsprozess des Unternehmens just-in-time erfolgt. Die Beschaffung von Ressourcen erfolgt nach Bedarf, so dass sich unvorhergesehene Ereignisse auf der Seite der Lieferanten auf den gesamten Beschaffungszyklus auswirken.

Alle Probleme, die mit ineffizienten Beschaffungsprozessen verbunden sind, haben eine gemeinsame Folge: einen erheblichen Anstieg der Geschäftskosten. Die Fähigkeit, den Kunden bessere Preise anzubieten, ein höheres Serviceniveau zu gewährleisten und folglich wettbewerbsfähiger zu sein, hängt von einem angemessenen Beschaffungsmanagement ab.

Beschaffung mit WMS
Das Beschaffungsmanagement kann durch ein WMS verbessert werden. Die Sicherstellung eines organisierten und koordinierten Betriebs des Lagers ist für eine effiziente und rentable Verwaltung des Prozesses unerlässlich.
Das WMS steuert die Lagerbestände in Abhängigkeit von der gewählten Beschaffungsstrategie: Just-in-Time, Synchronisierung mit der Produktion oder Bereitstellung von Sicherheitsbeständen.

Beschaffungsmanagement - ein Verbündeter der Produktionskette
Eine der wichtigsten Aufgaben in der gesamten Lieferkette ist das effiziente Beschaffungsmanagement. Die Steuerung der Bestände zur Aufrechterhaltung eines optimalen Lagerbestands und der Bestellhäufigkeit zur Deckung des Bedarfs der Produktionskette ist eine komplexere Aufgabe, als es vielleicht den Anschein hat.

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